會議召集人只要在會議選項中將 Copilot 設定變更為**「僅在會議期間」（Only during the meeting）**，即可在不留下任何永久會議錄製檔案或逐字稿（轉譯）記錄的情況下，讓 Microsoft 365 Copilot 於進行會議時即時摘要討論重點並彙整待辦事項。在此模式下，Copilot 僅透過記憶體中的非持久化語音串流進行即時分析；會議結束的當下，暫存語音緩衝區便會被銷毀，Teams 不會在 OneDrive、SharePoint 或 Stream 中產生任何轉譯文件，會後的「智慧回顧」（Intelligent Recap）也不會保留該場會議的任何討論紀錄。
這項功能徹底解決了高機密會議的合規痛點。對於面臨法律保密協定、併購協商、內部稽核、醫療隱私（HIPAA）或受勞工委員會規章嚴格限制的企業團隊而言，不僅能享有 AI 即時整理資訊的高效率，更能免除日後因儲存完整逐字稿而引發的法律證據開示（eDiscovery）與法規遵循審查風險。
「僅在會議期間」模式的底層技術運作機制
一般情況下，Microsoft Teams 中的 Copilot 需要仰賴持久化轉譯。當會議啟用標準轉譯時，Teams 會在雲端儲存完整的文字逐字稿檔案，Copilot 藉此在會後的「回顧」（Recap）索引標籤中提供智慧摘要，並允許使用者在會後數天或數週內隨時向 Copilot 提問。
一旦會議召集人設定為「僅在會議期間」，Teams 的資料流向將切換為暫態架構：
- 記憶體語音串流轉譯： Teams 僅將即時語音訊號轉換為暫存在記憶體內的文字串流，不進行硬碟寫入或雲端永久存檔。
- 即時語言模型推論： Copilot 根據暫存的記憶體對話內容，即時回答與會者的指令。
- 離會即刻銷毀緩衝： 當會議結束或所有人員離開時，暫存語音資料庫立即被抹除，Exchange、OneDrive 與 SharePoint 均不會殘留文字逐字稿。
- 會後無回顧資料： Teams 的「回顧」索引標籤不會出現任何 AI 會議筆記、發言人時間軸或 Copilot 歷史對話。
法規遵循特別說明（Microsoft Purview）： 雖然會議音訊與逐字稿未被保存，但與會者向 Copilot 輸入的具體提示詞（Prompts）以及 Copilot 生成的回答內容，仍可能依據貴公司設定的 Microsoft Purview 保留原則與電子文件探索（eDiscovery）規則在合規架構中備份留存。
會議召集人完整設定與操作步驟
1. 會前設定：調整會議選項
會議召集人可在會議開始前，透過 Teams 或 Outlook 行事曆完成設定：
- 開啟 Teams 或 Outlook 的行事曆。
- 點選由您發起的會議日程，進入會議詳細資料。
- 點選視窗上方的**「會議選項」（或「選項」**）。
- 向下捲動至 Copilot 和其他 AI（或 允許使用 Copilot）區域。
- 在下拉式選單中，將預設的「在會議期間和會議之後」變更為**「僅在會議期間」**。
- 點選**「儲存」**（或「套用」）。
提示：即使會議召集人本人並未指派 Microsoft 365 Copilot 授權，依然可以設定此選項，讓其他擁有授權的與會者在受控安全環境中正常使用 Copilot。
2. 會議進行中：手動啟動 Copilot
在「僅在會議期間」設定下，Copilot 不會在會議連線成立時自動運行，必須由具備授權的人員手動啟動：
- 會議連線後，點選頂端控制列的 Copilot 圖示。
- 系統會顯示關於隱私與暫存語音處理的提示訊息，點選**「開啟」**以展開 Copilot 側邊面板。
- 若系統提示選擇說話語言，請指定目前會議主要使用的語種（確保語音辨識精準度）。
- 啟動後，Copilot 即開始監聽即時對話。後續加入會議的成員，亦可查詢自 Copilot 啟動以來的討論內容。
3. 私密提問與獨立互動
所有與會者在 Copilot 面板內的對話均完全獨立且具備私密性。其他與會成員無法看到您向 Copilot 提出的問題，也無法看見 Copilot 給您的獨立答覆。
會中即時摘要與待辦整理實用提示詞
由於暫態音訊資料在會議結束後便無法再次提取，召集人與參與者應於會議進行中把握時機輸入以下提示詞：
| 整理目標 | 建議提示詞（Prompt）範例 |
|---|---|
| 會中階段性回顧 | 「請依據不同主題，條列整理目前為止的核心討論重點。」 |
| 行動項目與指派對象 | 「請列出截至目前為止提到的所有待辦事項，並註明各項任務負責人與預計完成時程。」 |
| 共識與分歧分析 | 「團隊在哪些議題上已取得共識？有哪些反對意見或未決問題仍在討論中？」 |
| 會議結尾總結起草 | 「請草擬一份結構完整的會議總結，包含核心決策、待辦清單與後續行動計畫。」 |
防範「會後失憶」的關鍵工作流程
使用「僅在會議期間」模式最容易遭遇的狀況，就是離會時資料未儲存而遺失。一旦所有人掛斷會議，Copilot 暫存對話窗便無法再次開啟。
為確保工作產出能被有效保留且不違反組織合規規範，建議採取以下做法：
- 結束前 5 分鐘產生總結： 在會議結束前 5 分鐘，向 Copilot 發出總結提示詞，產出完整的待辦項目彙整清單。
- 複製至核准的儲存位置： 點選 Copilot 回覆下方的**「複製」**按鈕，將整理好的文字貼至團隊指定的協作平台，例如：
- 團隊共用的 OneNote 筆記本或 Loop 工作區；
- 撰寫會議追蹤電子郵件並發送給相關成員；
- 貼入 Teams 會議文字聊天室（若組織政策允許保留聊天文字）。
- 中途啟動正式轉譯機制： 若與會者討論過程中達成共識，希望將後續發言完整存檔，具備權限的人員可點選 更多（...）> 錄製與轉譯 > 開始轉譯。系統將自該時間點開始儲存永久逐字稿，但轉譯啟動前的對話內容仍不會納入會後回顧中。
系統原則設定與功能限制
在企業正式推行此項流程前，請務必先確認以下環境要件與運作限制：
- IT 系統管理員原則控管： Teams 系統管理員可在 Teams 系統管理中心 > 會議 > 會議原則 > 錄製與轉譯 > Copilot 中管理此選項。若原則設定為強制儲存逐字稿或完全停用 Copilot，會議選項將無法選取「僅在會議期間」。
- 使用者授權限制： 欲開啟 Copilot 側邊欄並進行提問的使用者，必須擁有有效的 Microsoft 365 Copilot 授權；未獲授權的與會者無法在會議中操作 Copilot。
- 外部參與者限制： 外部訪客（包含多租用戶組織 MTO 的外部帳號）在此模式下無法使用 Copilot。基於跨租用戶隱私隔離，Copilot 無法處理跨組織的非持久化語音串流。
- 無法恢復特性： 當會議完全結束後，即便是微軟官方技術支援團隊，也無法復原會議期間的 Copilot 暫時對話紀錄。