모임 이니시에이터(주최자)는 Microsoft Teams 모임 옵션에서 Copilot 설정을 **"모임 중에만"(Only during the meeting)**으로 지정함으로써, 영구적인 모임 녹화 파일이나 대화 스크립트(텍스트 기록)를 저장하지 않고도 Microsoft 365 Copilot을 사용하여 실시간 회의 내용을 요약하고 실행 항목(할 일)을 정리할 수 있습니다. 이 모드에서 Copilot은 메모리 상의 임시 음성-텍스트 스트림만을 활용하여 실시간 답변을 생성하며, 통화가 종료되는 즉시 오디오 버퍼가 완전히 소거됩니다. OneDrive, SharePoint 또는 Stream에 영구적인 스크립트 파일이 남지 않으며 모임 종료 후의 "요약"(Recap) 탭에도 대화 기록이 유지되지 않습니다.
이 설정은 법적 기밀 유지 의무, 민감한 M&A 협상, 인사 청문회, 의료 규정(HIPAA) 및 사내 근로자 위원회 규정을 준수해야 하는 조직의 컴플라이언스 딜레마를 완벽히 해결합니다. 장기 보관된 회의 스크립트로 인해 발생할 수 있는 법적 증거 개시(eDiscovery) 및 감사 리스크를 차단하면서도, 회의 중 실시간 AI 어시스턴트의 편의성을 안전하게 누릴 수 있습니다.
"모임 중에만" 모드의 내부 동작 원리
기본 설정 상태의 Microsoft Teams 내 Copilot은 지속적인 텍스트 스크립트 생성을 바탕으로 작동합니다. 표준 모드에서는 클라우드에 전체 대화 기록 텍스트 파일이 저장되므로, 모임 종료 후에도 "요약"(Recap) 탭에서 자동 노트를 확인하거나 며칠 뒤 Copilot에게 모임 내용을 다시 질의할 수 있습니다.
반면 주최자가 "모임 중에만"을 선택하면 데이터 처리 흐름이 다음과 같이 전환됩니다:
- 휘발성 음성 스트리밍 변환: 참가자의 음성은 메모리 상에서만 실시간 텍스트 스트림으로 변환되며, 디스크나 클라우드 저장소에 기록되지 않습니다.
- 실시간 LLM 질의응답: Copilot의 대규모 언어 모델은 오직 모임 진행 중에 참가자가 입력하는 프롬프트에 답변하기 위한 목적으로만 해당 임시 텍스트 버퍼를 참조합니다.
- 회의 종료 즉시 메모리 소거: 통화가 끝나거나 참가자가 퇴장하면 임시 음성 데이터는 완전히 파기됩니다. Exchange, OneDrive, SharePoint 어디에도 대화 전문이 남지 않습니다.
- 모임 후 요약 미제공: 모임 상세 정보의 "요약" 탭에는 AI 생성 노트, 발언자 타임라인, Copilot 대화 내역이 일체 표시되지 않습니다.
컴플라이언스 안내 (Microsoft Purview): 회의 오디오 녹음 및 전체 대화 스크립트는 저장되지 않지만, 회의 중에 사용자가 Copilot에 입력한 개별 프롬프트와 생성된 AI 답변은 조직에 설정된 Microsoft Purview 보존 정책 및 전자 증거 개시(eDiscovery) 기준에 따라 규정 준수 기저(Compliance Substrate)에 보관될 수 있습니다.
모임 주최자를 위한 단계별 설정 가이드
1. 모임 전: 모임 옵션 사전 설정
주최자는 모임이 시작되기 전 Teams 또는 Outlook 일정에서 미리 정책을 지정할 수 있습니다:
- Teams 또는 Outlook에서 **일정(캘린더)**을 엽니다.
- 본인이 주최한 모임 일정을 클릭하여 상세 편집 화면으로 들어갑니다.
- 상단 툴바의 "모임 옵션"(또는 "옵션")을 선택합니다.
- "Copilot 및 기타 AI"(또는 "Copilot 허용") 항목을 찾습니다.
- 드롭다운 메뉴에서 기본값인 "모임 중 및 모임 후" 대신 **"모임 중에만"**을 선택합니다.
- "저장"(또는 "적용")을 클릭합니다.
참고: 모임 주최자 본인에게 Microsoft 365 Copilot 라이선스가 할당되어 있지 않더라도 이 옵션을 설정할 수 있습니다. 이를 통해 라이선스를 보유한 다른 참석자들이 규정에 맞게 안전하게 Copilot을 사용할 수 있도록 보장합니다.
2. 모임 중: 수동으로 Copilot 활성화
"모임 중에만" 모드에서는 통화가 연결된다고 해서 Copilot이 자동으로 대화를 수집하기 시작하지 않습니다. 라이선스를 보유한 참가자가 직접 켜야 합니다:
- 모임 상단 제어 바에서 Copilot 아이콘을 클릭합니다.
- 개인정보 및 임시 처리에 관한 알림 배너가 나타나면 "켜기"(Turn on)를 선택하여 측면 패널을 엽니다.
- 모임에서 사용 중인 기본 언어를 확인하는 메시지가 표시되면 해당 언어를 선택하여 음성 인식률을 최적화합니다.
- 활성화된 시점부터 Copilot이 실시간 음성을 분석합니다. 모임 중간에 늦게 참가한 사람도 Copilot이 켜진 시점 이후의 대화에 대해 정상적으로 질의할 수 있습니다.
3. 개별적이고 안전한 비공개 질의
Copilot 패널 내에서의 상호작용은 각 사용자별로 철저히 비공개로 유지됩니다. 내가 Copilot에 질문한 내용이나 Copilot이 나에게만 출력해 준 답변은 다른 모임 참석자에게 공유되지 않습니다.
실시간 요약 및 할 일 정리에 효과적인 프롬프트
통화가 종료되면 임시 버퍼가 사라지므로, 모임이 진행되는 동안 다음과 같은 프롬프트를 주기적으로 활용해야 합니다:
| 목적 | 권장 프롬프트 예시 |
|---|---|
| 모임 중간 진행 상황 정리 | "지금까지 논의된 주요 내용을 주제별로 요약해 줘." |
| 할 일 및 담당자 명시 | "지금까지 언급된 모든 실행 항목(Action Items)과 각 업무의 담당자, 정해진 기한을 표로 정리해 줘." |
| 합의 사항 및 이견 확인 | "참석자들이 합의한 사항은 무엇이고, 아직 해결되지 않은 쟁점이나 반대 의견은 무엇인가요?" |
| 종료 직전 회의록 초안 작성 | "주요 결정 사항, 남은 과제, 향후 일정(Next Steps)을 포함한 최종 회의 요약본을 작성해 줘." |
회의 종료 후 데이터 유실을 방지하는 실무 워크플로
"모임 중에만" 설정의 가장 큰 실무적 주의점은 통화 종료와 동시에 데이터가 사라진다는 점입니다. 모임 창이 닫히면 Copilot 대화창을 다시 열 수 없습니다.
기밀을 완벽히 보호하면서도 합의된 내용을 유실 없이 챙기려면 다음 절차를 따르십시오:
- 종료 5분 전 최종 요약 호출: 모임 종료 5분 전에 Copilot에게 전체 결론과 할 일 목록을 생성하도록 명령합니다.
- 승인된 업무 도구로 수동 복사: Copilot 답변 하단의 "복사" 아이콘을 눌러 허가된 사내 협업 플랫폼에 붙여넣습니다:
- 팀 공유 OneNote 전자 필기장 또는 Microsoft Loop 작업 공간;
- 참석자 대상 후속 안내 이메일 본문;
- Teams 모임 텍스트 채팅창(사내 정책상 채팅 텍스트 보존이 허용된 경우).
- 진행 도중 영구 스크립트로 전환: 회의 도중 전체 참석자가 공식 기록을 남기기로 합의했다면, 권한이 있는 참가자가 더 보기(...) > 녹화 및 스크립트 작성 > 스크립트 작성 시작을 선택할 수 있습니다. 해당 버튼을 누른 시점부터는 내용이 영구 저장되며 모임 후 요약에도 반영됩니다(버튼을 누르기 전의 음성은 포함되지 않습니다).
관리자 정책 요건 및 시스템 제한 사항
실제 업무 환경에서 이 방식을 도입하기 전 다음 사항을 확인해야 합니다:
- Teams 관리 센터 정책 설정: IT 관리자는 Teams 관리 센터 > 모임 > 모임 정책 > 녹화 및 스크립트 작성 > Copilot에서 이 기능을 관리합니다. 관리자 정책이 스크립트 저장을 의무화하도록 설정되어 있거나 Copilot 자체가 꺼져 있다면 모임 옵션에서 "모임 중에만"을 선택할 수 없습니다.
- 사용자 라이선스 필수: Copilot 창을 열고 질문을 입력하려면 반드시 활성화된 Microsoft 365 Copilot 라이선스가 있어야 합니다. 미보유자는 기능을 사용할 수 없습니다.
- 외부 참석자 접근 제한: 다중 테넌트 조직(MTO) 사용자를 포함한 외부 게스트는 테넌트 간 음성 격리 정책으로 인해 이 모드에서 Copilot을 사용할 수 없습니다.
- 복구 불가 원칙: 모든 참석자가 회의를 종료한 후에는 Microsoft 고객 지원팀에 문의하더라도 당시 휘발성 메모리에 머물렀던 Copilot 대화 내용을 복구할 수 없습니다.