Organizadores de reuniões podem utilizar o Microsoft 365 Copilot para resumir discussões ao vivo e acompanhar tarefas pendentes sem salvar gravações permanentes ou arquivos de transcrição, ajustando a configuração do Copilot para "Apenas durante a reunião" (Only during the meeting). Nesse modo, o Copilot analisa o diálogo em tempo real por meio de um fluxo efêmero de fala para texto retido exclusivamente na memória temporária. Assim que a chamada é encerrada, o buffer de áudio é imediatamente descartado: nenhum arquivo de transcrição é gerado no OneDrive, SharePoint ou Stream, e a guia de recapitulação pós-reunião (Recap) não armazena o histórico da sessão.
Essa configuração atende a uma exigência crítica de organizações sujeitas a sigilo jurídico, negociações estratégicas de fusões e aquisições, investigações internas de RH, diretrizes de privacidade em saúde (como HIPAA) ou regulamentações de proteção de dados (como LGPD e GDPR). As equipes obtêm o ganho de produtividade da inteligência artificial ao vivo sem criar passivos jurídicos relacionados à guarda permanente de documentos e solicitações de descoberta eletrônica (eDiscovery).
Como o modo "Apenas durante a reunião" funciona nos bastidores
No fluxo padrão do Microsoft Teams, o Copilot requer transcrição contínua e persistente. Quando a transcrição padrão está habilitada, o Teams salva um arquivo de texto na nuvem, permitindo que o Copilot popule a guia Recapitulação (Recap) e responda a perguntas dias ou semanas após o término da reunião.
Quando o organizador seleciona "Apenas durante a reunião", o pipeline de dados muda radicalmente:
- Processamento efêmero de voz: O Teams converte o áudio dos participantes em texto diretamente na memória RAM em tempo real, sem gravação em disco ou nuvem.
- Inferência contextual em tempo real: O modelo de linguagem do Copilot processa essa memória volátil estritamente para responder aos comandos enviados durante a chamada.
- Descarte instantâneo pós-chamada: Assim que a chamada termina ou os usuários se desconectam, o buffer temporário é destruído permanentemente. Exchange, OneDrive e SharePoint não mantêm cópias do texto.
- Ausência de recapitulação posterior: A guia de recapitulação da reunião não exibirá notas geradas por IA, cronogramas de oradores ou histórico do chat com o Copilot.
Observação de conformidade (Microsoft Purview): Embora o áudio e a transcrição da reunião não sejam salvos, os comandos (prompts) enviados pelos usuários ao Copilot e as respostas geradas pela IA podem ser retidos no substrato de conformidade do Microsoft 365, dependendo das políticas de retenção e eDiscovery do Microsoft Purview configuradas pela sua organização.
Passo a passo para o organizador da reunião
1. Antes da reunião: Configurar as opções de reunião
O organizador pode aplicar essa política com antecedência pelo calendário do Teams ou do Outlook:
- Abra o Calendário no Microsoft Teams ou no Outlook.
- Selecione a reunião agendada e abra os detalhes do evento.
- Clique em Opções de reunião (ou Opções).
- Localize a seção Copilot e outra IA (ou Permitir o Copilot).
- No menu suspenso, altere a opção padrão para "Apenas durante a reunião".
- Clique em Salvar (ou Aplicar).
Observação: Mesmo organizadores que não possuam uma licença ativa do Microsoft 365 Copilot podem configurar essa opção. Dessa forma, os participantes licenciados poderão utilizar a IA dentro desse modelo seguro e protegido.
2. Durante a reunião: Iniciar o Copilot manualmente
No modo restrito, o Copilot não é iniciado de forma automática ao ingressar na sala. Um participante com licença precisa ativá-lo deliberadamente:
- Na barra superior de controles da reunião, clique no ícone do Copilot.
- Um aviso sobre privacidade e processamento temporário será exibido; selecione Ativar para abrir o painel lateral.
- Se solicitado, confirme o idioma principal falado na reunião para garantir a precisão do reconhecimento de voz.
- Após ativado, o Copilot passa a monitorar o áudio em tempo real. Participantes que entrarem com atraso poderão fazer perguntas sobre os temas discutidos a partir do momento em que o Copilot foi ligado.
3. Interações privadas e independentes
Todas as consultas no painel do Copilot são estritamente individuais. Nenhum outro participante consegue visualizar as perguntas que você digita nem as respostas que o assistente fornece para você.
Prompts eficazes para resumos e tarefas em tempo real
Como o buffer é eliminado no encerramento da chamada, o organizador e os participantes devem acionar o Copilot antes de sair:
| Finalidade | Exemplo de prompt recomendado |
|---|---|
| Alinhamento no meio da reunião | "Resuma os principais tópicos discutidos até agora, divididos por assunto." |
| Mapeamento de tarefas e responsáveis | "Liste todas as ações e pendências mencionadas até o momento, indicando quem é o responsável por cada tarefa e os prazos acordados." |
| Identificação de consensos e divergências | "Em quais pontos os participantes concordaram e quais preocupações ou discordâncias ainda estão sem resolução?" |
| Minuta de ata no encerramento | "Elabore um resumo estruturado da reunião com as principais decisões, questões abertas e os próximos passos." |
Prevenindo a perda de dados ao final da chamada
O maior risco prático de "Apenas durante a reunião" é a perda involuntária de informações ao desconectar. Se a chamada for encerrada sem que as anotações sejam salvas, o painel do Copilot não poderá mais ser acessado.
Para reter as decisões sem desrespeitar as exigências de privacidade:
- Solicitar o resumo final 5 minutos antes do término: Peça a compilação completa de tarefas e resoluções antes do encerramento da sessão.
- Copiar o conteúdo para um repositório aprovado: Clique no botão de Copiar abaixo da resposta do Copilot e cole os dados na ferramenta corporativa autorizada:
- Um bloco de anotações no OneNote ou espaço de trabalho no Microsoft Loop;
- Uma mensagem de e-mail enviada aos participantes;
- O chat de texto da reunião (se as diretrizes corporativas permitirem a retenção de mensagens).
- Transição emergencial para transcrição persistente: Caso os participantes decidam em consenso que é necessário registrar formalmente a ata, um usuário autorizado pode clicar em Mais (...) > Gravar e transcrever > Iniciar transcrição. A partir desse momento, as falas passarão a ser salvas de forma permanente, embora as falas anteriores ao clique não apareçam na recapitulação final.
Diretrizes de governança e limitações técnicas
Antes de adotar esse fluxo em reuniões executivas e confidenciais, considere os seguintes requisitos do ambiente:
- Políticas no Centro de Administração do Teams: Os administradores de TI definem o uso do recurso em Reuniões > Políticas de reunião > Gravação e transcrição > Copilot. Se a política da empresa exigir transcrição persistente obrigatória ou desabilitar o Copilot, a opção "Apenas durante a reunião" não aparecerá nas opções de reunião.
- Exigência de licença: Apenas usuários com a licença do Microsoft 365 Copilot atribuída conseguem abrir o painel e interagir com o assistente.
- Bloqueio de convidados externos: Usuários externos e participantes de Organizações Multilocatárias (MTO) não têm acesso ao Copilot nesse modo efêmero devido a barreiras de isolamento entre locatários.
- Caráter irreversível: Após a finalização da reunião por todos os membros, nem o suporte da Microsoft tem a capacidade de resgatar o histórico do Copilot daquela sessão.