Besprechungsorganisatoren können Microsoft 365 Copilot nutzen, um Live-Diskussionen zusammenzufassen und Aufgaben nachzuverfolgen, ohne dauerhafte Aufzeichnungsdateien oder Transkripte zu speichern, indem sie in den Besprechungsoptionen die Einstellung „Nur während der Besprechung“ (Only during the meeting) aktivieren. In diesem Modus verarbeitet Copilot das gesprochene Wort über einen flüchtigen Audio-zu-Text-Datenstrom ausschließlich im temporären Arbeitsspeicher. Sobald der Anruf beendet wird, wird der Zwischenspeicher vollständig gelöscht: Es entsteht keine Transkriptdatei in OneDrive, SharePoint oder Microsoft Stream, und die nachbereitende Registerkarte „Zusammenfassung“ (Recap) enthält keinerlei Aufzeichnungen.
Diese Konfiguration löst ein zentrales Dilemma für Unternehmen mit strengen Geheimhaltungsverpflichtungen, M&A-Verhandlungen, sensiblen Personalgesprächen, ärztlicher Schweigepflicht oder strikten Betriebsratsvorgaben (DSGVO-Konformität). Teams profitieren von der Geschwindigkeit und Unterstützung der künstlichen Intelligenz in Echtzeit, ohne rechtliche Offenlegungsrisiken (eDiscovery) oder Nachweispflichten durch gespeicherte Besprechungstranskripte einzugehen.
Technische Funktionsweise des Modus „Nur während der Besprechung“
Im regulären Standardbetrieb setzt Microsoft 365 Copilot in Microsoft Teams eine persistente Transkription voraus. Wenn die reguläre Transkription aktiviert ist, legt Teams ein Textprotokoll in der Cloud ab, wodurch Copilot die Registerkarte Zusammenfassung (Recap) befüllen und Fragen noch Tage oder Wochen später beantworten kann.
Wählt der Organisator hingegen die Option „Nur während der Besprechung“, ändert sich die Datenverarbeitung grundlegend:
- Flüchtige Spracherkennung im Arbeitsspeicher: Teams wandelt das gesprochene Audiosignal in Echtzeit in einen temporären Textstrom um, ohne Daten auf Festplatten oder Cloud-Speicher zu schreiben.
- Echtzeit-Inferenz des Sprachmodells: Das Sprachmodell von Copilot nutzt diesen temporären Kontext ausschließlich zur direkten Beantwortung von Benutzeranfragen während des laufenden Anrufs.
- Sofortige Speicherbereinigung: Beim Beenden der Besprechung oder beim Verlassen der Teilnehmer wird der flüchtige Sprachpuffer unwiderruflich gelöscht. Weder Exchange noch OneDrive oder SharePoint behalten Kopien.
- Keine nachgelagerte Zusammenfassung: In der Registerkarte „Zusammenfassung“ werden weder KI-Notizen noch Sprecher-Zeitachsen oder frühere Copilot-Chats aufgeführt.
Wichtiger Compliance-Hinweis (Microsoft Purview): Obwohl weder Besprechungsaufnahmen noch vollständige Transkripte gespeichert werden, können die von einzelnen Benutzern an Copilot gesendeten Eingabeaufforderungen (Prompts) sowie die generierten KI-Antworten gemäß den in Ihrer Organisation eingerichteten Aufbewahrungs- und eDiscovery-Richtlinien von Microsoft Purview im Compliance-Substrat vorgehalten werden.
Schritt-für-Schritt-Anleitung für Besprechungsorganisatoren
1. Vor der Besprechung: Besprechungsoptionen konfigurieren
Organisatoren können diese Richtlinie vorab über den Teams- oder Outlook-Kalender festlegen:
- Öffnen Sie den Kalender in Microsoft Teams oder Outlook.
- Wählen Sie den gewünschten Termin aus und öffnen Sie die Besprechungsdetails.
- Klicken Sie auf Besprechungsoptionen (oder Optionen).
- Scrollen Sie zum Abschnitt Copilot und andere KI (oder Copilot zulassen).
- Ändern Sie den Standardwert im Dropdown-Menü auf „Nur während der Besprechung“.
- Klicken Sie auf Speichern (oder Übernehmen).
Hinweis: Organisatoren, die selbst über keine Microsoft 365 Copilot-Lizenz verfügen, können diese Option dennoch konfigurieren. Dadurch wird sichergestellt, dass lizenzierte Teilnehmer die KI unter den geforderten Sicherheitsvorgaben nutzen können.
2. Während der Besprechung: Copilot manuell aktivieren
In diesem geschützten Modus startet Copilot nicht automatisch mit Beginn der Besprechung. Ein lizenzierter Teilnehmer muss die Funktion manuell einschalten:
- Klicken Sie in der oberen Steuerungsleiste der Besprechung auf das Symbol Copilot.
- Bestätigen Sie den Datenschutzhinweis zur temporären Datenverarbeitung, indem Sie auf Aktivieren (Turn on) klicken, um das Copilot-Seitenpanel zu öffnen.
- Bestätigen Sie bei entsprechender Aufforderung die primär gesprochene Sprache, um die Erkennungsgenauigkeit zu gewährleisten.
- Nach der Aktivierung erfasst Copilot die Live-Gespräche. Teilnehmer, die später beitreten, können Fragen zu allen Inhalten stellen, die seit dem Start von Copilot besprochen wurden.
3. Private und vertrauliche Interaktion
Die Abfragen im Copilot-Seitenbereich sind für jeden Benutzer vollkommen privat. Andere Besprechungsteilnehmer können weder sehen, welche Fragen Sie stellen, noch welche Antworten Copilot Ihnen individuell ausgibt.
Effektive Prompts für Live-Zusammenfassungen und Aufgaben
Da der temporäre Zwischenspeicher mit dem Auflegen unwiderruflich verfällt, sollten Organisatoren und Teilnehmer während des Gesprächs gezielt Abfragen durchführen:
| Ziel | Empfohlener Beispiel-Prompt |
|---|---|
| Zwischenstand zusammenfassen | „Fasse die bisher besprochenen Kernpunkte strukturiert nach Themen zusammen.“ |
| Aufgaben und Verantwortliche erfassen | „Liste alle bisher genannten Aufgaben und Maßnahmen auf, inklusive der zugewiesenen Personen und vereinbarten Fristen.“ |
| Konsens und Dissens herausarbeiten | „Bei welchen Punkten herrscht unter den Teilnehmern Einigkeit, und welche Einwände oder Fragen sind noch offen?“ |
| Abschluss-Protokoll entwerfen | „Erstelle eine prägnante Zusammenfassung der Besprechung mit getroffenen Entscheidungen, offenen Punkten und nächsten Schritten.“ |
Schutz vor Datenverlust beim Beenden der Besprechung
Die größte betriebliche Hürde des Modus „Nur während der Besprechung“ ist der Verlust ungesicherter Erkenntnisse beim Auflegen. Wird die Sitzung geschlossen, lässt sich das Copilot-Fenster nicht wieder öffnen.
Um Beschlüsse und Aufgaben rechtssicher und dauerhaft zu sichern:
- Zusammenfassung 5 Minuten vor Ende anfordern: Bitten Sie Copilot kurz vor Sitzungsende um die finale Aufgaben- und Beschlussliste.
- In freigegebene Zielsysteme kopieren: Klicken Sie unterhalb der Copilot-Antwort auf das Symbol Kopieren und fügen Sie den Text in die zulässige Unternehmensumgebung ein:
- Ein freigegebenes OneNote-Notizbuch oder einen Microsoft Loop-Arbeitsbereich;
- Eine Nachbereitungs-E-Mail an die Teilnehmer;
- Den Textchat der Teams-Besprechung (sofern die Richtlinie eine Textaufbewahrung im Chat gestattet).
- Nachträglicher Wechsel zur Transkription: Entscheiden die Teilnehmer während des Termins einvernehmlich, dass eine dauerhafte Niederschrift erforderlich ist, kann ein berechtigter Teilnehmer auf Mehr (...) > Aufzeichnen und transkribieren > Transkription starten klicken. Ab diesem Zeitpunkt wird das Gespräch persistent gespeichert; frühere Abschnitte vor dem Klick fließen jedoch nicht in die nachfolgende Zusammenfassung ein.
Richtlinienvoraussetzungen und Funktionseinschränkungen
Bevor dieser Ablauf für sensible Konferenzen etabliert wird, müssen folgende technische Rahmenbedingungen geprüft werden:
- Richtlinien im Teams Admin Center: IT-Administratoren steuern diese Option unter Besprechungen > Besprechungsrichtlinien > Aufzeichnung und Transkription > Copilot. Wenn die Richtlinie ein dauerhaftes Transkript vorschreibt oder Copilot deaktiviert ist, steht die Option „Nur während der Besprechung“ nicht zur Auswahl.
- Lizenzierung: Jeder Benutzer, der das Copilot-Panel öffnen und bedienen möchte, benötigt eine zugewiesene Microsoft 365 Copilot-Lizenz.
- Ausschluss externer Gäste: Externe Teilnehmer – einschließlich Mitgliedern aus mandantenübergreifenden Organisationen (MTO) – können Copilot in diesem flüchtigen Modus aufgrund von Sicherheits- und Isolationsebenen nicht nutzen.
- Keine Wiederherstellungsmöglichkeit: Nach Beendigung der Besprechung kann auch der Microsoft-Support keine Daten aus dem flüchtigen Speicher wiederherstellen.