Les organisateurs de réunions peuvent utiliser Microsoft 365 Copilot pour synthétiser les échanges en direct et suivre les plans d'action sans créer d'enregistrements durables ni conserver de fichiers de transcription, en configurant l'option Copilot sur « Uniquement pendant la réunion » (Only during the meeting). Dans ce mode, Copilot traite les flux audio via une conversion parole-texte éphémère hébergée exclusivement dans la mémoire vive. Dès la fin de l'appel, cette mémoire tampon est instantanément effacée : aucun fichier de transcription n'est créé sur OneDrive, SharePoint ou Microsoft Stream, et l'onglet « Récapitulatif » (Recap) ne conserve aucune trace de la session.
Cette fonctionnalité résout un dilemme majeur pour les organisations soumises au secret professionnel, à des accords de confidentialité rigoureux, aux exigences des comités d'entreprise ou à des réglementations strictes de conformité (telles que le RGPD ou l'HIPAA). Les équipes bénéficient de l'assistance et de la rapidité de l'intelligence artificielle en temps réel, sans s'exposer aux risques juridiques liés à la conservation de preuves documentaires (eDiscovery) ou aux obligations d'audit.
Fonctionnement technique du mode « Uniquement pendant la réunion »
En mode standard, Microsoft 365 Copilot dans Teams s'appuie sur une transcription persistante. Lorsque la transcription est activée, Teams enregistre un fichier de texte dans le cloud, ce qui permet à Copilot d'alimenter l'onglet Récapitulatif (Recap) et de répondre aux questions des participants des jours, voire des semaines après la réunion.
Lorsque l'organisateur choisit « Uniquement pendant la réunion », la chaîne de traitement des données change radicalement :
- Traitement vocal éphémère en mémoire vive : Teams convertit les paroles en un flux textuel stocké uniquement dans la mémoire temporaire, sans aucune écriture sur disque ni sur le stockage cloud.
- Inférence en direct par le modèle linguistique : Le modèle d'intelligence artificielle de Copilot s'appuie sur ce contexte volatil pour répondre en temps réel aux requêtes formulées pendant la réunion.
- Purge intégrale à la fin de l'appel : Dès que la réunion se termine ou que les participants quittent la session, la mémoire tampon est définitivement détruite. Ni Exchange, ni OneDrive, ni SharePoint ne conservent de trace écrite.
- Absence de récapitulatif post-réunion : L'onglet Récapitulatif ne contiendra aucune note générée par l'IA, aucune chronologie des intervenants et aucun historique de discussion avec Copilot.
Remarque de conformité (Microsoft Purview) : Bien que ni l'enregistrement audio ni la transcription intégrale ne soient conservés, les invites (prompts) soumises à Copilot par les utilisateurs ainsi que les réponses de l'IA peuvent être conservées dans le substrat de conformité de Microsoft 365, selon les stratégies de rétention et d'eDiscovery configurées dans Microsoft Purview par votre entreprise.
Guide pratique pour les organisateurs de réunions
1. Avant la réunion : Paramétrer les options de réunion
L'organisateur peut définir cette stratégie à l'avance depuis le calendrier Teams ou Outlook :
- Ouvrez le Calendrier dans Microsoft Teams ou Outlook.
- Sélectionnez la réunion que vous avez organisée et ouvrez ses détails.
- Cliquez sur Options de réunion (ou Options).
- Faites défiler jusqu'à la section Copilot et autres IA (ou Autoriser Copilot).
- Dans le menu déroulant, remplacez la valeur par défaut par « Uniquement pendant la réunion ».
- Cliquez sur Enregistrer (ou Appliquer).
Remarque : Un organisateur qui ne dispose pas personnellement d'une licence Microsoft 365 Copilot peut tout de même configurer cette option. Les participants titulaires d'une licence pourront ainsi utiliser Copilot dans ce cadre sécurisé.
2. Pendant la réunion : Démarrer Copilot manuellement
Dans ce mode protégé, Copilot ne démarre pas automatiquement au lancement de la réunion. Un participant disposant d'une licence doit l'activer expressément :
- Dans la barre supérieure des contrôles de réunion, cliquez sur l'icône Copilot.
- Un bandeau d'information rappelant le caractère temporaire du traitement s'affiche ; cliquez sur Activer pour ouvrir le panneau latéral.
- Si le système vous demande de confirmer la langue parlée, sélectionnez la langue principale afin d'assurer une reconnaissance vocale optimale.
- Une fois activé, Copilot analyse les flux de parole en temps réel. Les personnes arrivant en cours de réunion peuvent poser des questions sur les sujets abordés depuis l'activation de Copilot.
3. Requêtes privées et confidentielles
Les échanges dans le panneau Copilot sont strictement personnels. Les autres participants à la réunion ne peuvent voir ni les requêtes que vous tapez, ni les réponses que Copilot vous fournit individuellement.
Exemples de prompts pour synthétiser les échanges et relever les actions
Le tampon mémoire s'effaçant dès la clôture de la réunion, l'organisateur et les participants doivent solliciter Copilot pendant la séance :
| Objectif | Exemple de prompt recommandé |
|---|---|
| Bilan d'étape à mi-séance | « Résume les principaux points abordés jusqu'à présent, regroupés par thématique. » |
| Extraction des actions et responsables | « Établis la liste de toutes les tâches décidées, en précisant pour chacune le responsable désigné et les échéances convenues. » |
| Identification des consensus et désaccords | « Sur quels points les participants sont-ils tombés d'accord, et quelles objections ou questions restent en suspens ? » |
| Ébauche de compte rendu de clôture | « Rédige une synthèse structurée de la réunion avec les décisions clés, les sujets non résolus et les prochaines étapes. » |
Prévenir la perte d'informations à la clôture de la session
Le piège majeur du mode « Uniquement pendant la réunion » réside dans la perte irrémédiable des notes lors de la déconnexion. Si l'appel prend fin sans sauvegarde manuelle, le volet Copilot ne peut plus être rouvert.
Pour conserver les livrables tout en respectant les exigences de confidentialité :
- Générer la synthèse 5 minutes avant la fin : Demandez à Copilot de produire le récapitulatif complet des décisions et des actions avant que les participants ne se déconnectent.
- Copier vers un support d'entreprise autorisé : Cliquez sur l'icône Copier située sous la réponse de Copilot et collez le contenu dans l'outil adapté :
- Un bloc-notes OneNote partagé ou un espace Microsoft Loop ;
- Un e-mail de suivi rédigé à l'attention des participants ;
- La conversation textuelle de la réunion Teams (si la politique interne autorise la rétention du chat écrit).
- Bascule en cours de réunion vers la transcription persistante : Si l'ensemble des participants convient finalement qu'un compte rendu formel et archivé est nécessaire, un utilisateur habilité peut cliquer sur Plus (...) > Enregistrer et transcrire > Démarrer la transcription. Les propos tenus à partir de cet instant seront conservés de manière pérenne (les échanges antérieurs à ce clic ne seront pas intégrés au récapitulatif post-réunion).
Prérequis d'administration et limites techniques
Avant de déployer cette pratique pour des comités de direction ou des réunions sensibles, validez les points suivants :
- Stratégies du Centre d'administration Teams : Les administrateurs gèrent cette option dans Réunions > Stratégies de réunion > Enregistrement et transcription > Copilot. Si la stratégie impose la transcription systématique ou désactive Copilot, le choix « Uniquement pendant la réunion » ne figurera pas dans les options de réunion.
- Exigence de licence : Chaque utilisateur qui souhaite ouvrir le volet Copilot et formuler des requêtes doit disposer d'une licence Microsoft 365 Copilot active.
- Inaccessibilité pour les invités externes : Les participants externes (y compris les membres d'organisations multilocataires MTO) ne peuvent pas utiliser Copilot dans ce mode éphémère pour des raisons d'étanchéité et de sécurité entre locataires.
- Caractère irréversible : Une fois la réunion terminée, le support technique de Microsoft est dans l'impossibilité de restaurer les échanges éphémères traités par Copilot en mémoire vive.