Los organizadores de reuniones pueden utilizar Microsoft 365 Copilot para resumir debates en tiempo real y hacer seguimiento de tareas sin almacenar archivos de grabación ni transcripciones continuas, configurando la opción de Copilot en "Solo durante la reunión" (Only during the meeting). En esta modalidad, Copilot procesa la señal de audio mediante un flujo de voz a texto efímero alojado únicamente en la memoria temporal. En cuanto finaliza la llamada, el búfer de datos se destruye de inmediato: no se genera ningún archivo en OneDrive, SharePoint o Microsoft Stream, y la pestaña de resumen posterior (Recap) no conserva información de la sesión.
Esta funcionalidad resuelve un dilema crítico para organizaciones sujetas a secreto profesional, acuerdos de confidencialidad estrictos, comités de empresa o normativas rigurosas de privacidad (como el RGPD o HIPAA en el ámbito sanitario). Los equipos obtienen la agilidad y el análisis de la inteligencia artificial en vivo sin asumir riesgos legales derivados de la retención documental o solicitudes de exhibición de pruebas (eDiscovery).
Cómo funciona el modo "Solo durante la reunión" a nivel técnico
El funcionamiento estándar de Microsoft 365 Copilot en Microsoft Teams depende de una transcripción persistente. Cuando la transcripción clásica está activa, Teams almacena un archivo de texto en la nube que permite a Copilot poblar la pestaña Recapitulación (Recap) y contestar preguntas días o semanas después del encuentro.
Al seleccionar "Solo durante la reunión", la arquitectura de datos se transforma por completo:
- Procesamiento de voz efímero: Teams convierte el audio de los oradores en texto en memoria en tiempo real, sin escribir bloques en disco ni guardarlos en el almacenamiento en la nube.
- Inferencia en vivo del modelo: El modelo de lenguaje de Copilot analiza el contexto temporal únicamente para responder a las preguntas enviadas por los participantes durante la llamada.
- Liberación inmediata de memoria: Cuando la llamada concluye o los asistentes se desconectan, el búfer de voz a texto se borra de forma definitiva de la memoria volátil. Exchange, OneDrive y SharePoint no conservan ninguna copia.
- Sin pestaña de recapitulación posterior: La pestaña de resumen no contendrá notas generadas por IA, líneas de tiempo de los oradores ni historial de interacción con Copilot.
Consideración de cumplimiento (Microsoft Purview): Aunque no se conservan ni el audio ni la transcripción de la reunión, las instrucciones (prompts) que los usuarios envían a Copilot y las respuestas generadas por la IA pueden quedar registradas en el sustrato de cumplimiento de Microsoft 365 de su empresa, en función de las directivas de retención y exhibición de documentos electrónicos de Purview.
Guía paso a paso para organizadores de reuniones
1. Configuración previa: Opciones de reunión
El organizador puede definir esta directiva antes de que comience el evento a través del calendario de Teams o de Outlook:
- Abra el Calendario en Microsoft Teams o en Outlook.
- Seleccione la reunión convocada y abra los detalles de la convocatoria.
- Haga clic en Opciones de reunión (o Opciones).
- Desplácese hasta la sección Copilot y otras IA (o Permitir Copilot).
- En el menú desplegable, cambie el valor predeterminado por "Solo durante la reunión".
- Haga clic en Guardar (o Aplicar).
Nota: Los organizadores que no dispongan de una licencia propia de Microsoft 365 Copilot también pueden configurar esta opción. De este modo, los asistentes que sí posean licencia podrán utilizar la herramienta bajo este marco de privacidad controlada.
2. Durante la reunión: Activación manual de Copilot
En este modo protegido, Copilot no se ejecuta de forma automática al iniciar la llamada. Un participante con licencia debe iniciarlo expresamente:
- En la barra superior de controles de la reunión, haga clic en el icono de Copilot.
- Aparecerá un aviso informativo sobre privacidad y procesamiento temporal; seleccione Activar para abrir el panel lateral.
- Si el sistema solicita confirmar el idioma principal de la conversación, elija el adecuado para optimizar la precisión del reconocimiento de voz.
- Tras activarse, Copilot comenzará a procesar el audio en directo. Los participantes que se incorporen tarde podrán hacer consultas sobre lo tratado desde el momento en que se encendió Copilot.
3. Consultas privadas y confidenciales
La interacción en el panel de Copilot es completamente privada para cada usuario. El resto de los asistentes no puede ver las preguntas que usted formula ni las respuestas que la IA le proporciona de manera individual.
Prompts recomendados para recopilar resúmenes y tareas en directo
Dado que el búfer temporal se elimina al colgar, conviene interactuar con Copilot a lo largo de la reunión mediante preguntas estructuradas:
| Objetivo | Ejemplo de prompt recomendado |
|---|---|
| Puesta al día a mitad de sesión | "Resume los puntos principales tratados hasta ahora, organizados por temática." |
| Extracción de tareas y responsables | "Enumera las tareas y compromisos acordados, especificando el responsable asignado y los plazos fijados." |
| Identificación de consensos y discrepancias | "¿En qué puntos han llegado a un acuerdo los participantes y qué discrepancias o dudas siguen sin resolverse?" |
| Borrador de acta al cierre | "Redacta un resumen final estructurado con las decisiones clave, los temas pendientes y los siguientes pasos." |
Cómo prevenir la pérdida de datos al finalizar la llamada
El principal riesgo operativo del modo "Solo durante la reunión" es la pérdida involuntaria de información al colgar. Si la reunión termina sin haber guardado el contenido, la ventana de conversación de Copilot no se puede reabrir.
Para conservar los compromisos acordados sin vulnerar las directivas de privacidad:
- Generar el resumen 5 minutos antes de concluir: Solicite a Copilot la lista final de tareas y acuerdos antes de que los asistentes comiencen a desconectarse.
- Copiar el resultado en una ubicación autorizada: Utilice el icono de Copiar situado al pie de la respuesta de Copilot y pegue la información en el repositorio corporativo pertinente:
- Un bloc de notas compartido en OneNote o un área de trabajo de Microsoft Loop;
- Un correo electrónico de seguimiento dirigido a los participantes;
- El chat de texto de la reunión (si las directivas internas permiten la conservación de mensajes).
- Paso voluntario a transcripción persistente: Si durante el transcurso de la sesión los asistentes acuerdan que es imprescindible conservar un registro formal, un participante autorizado puede seleccionar Más (...) > Grabar y transcribir > Iniciar transcripción. A partir de ese momento, la conversación quedará grabada de forma permanente para el resumen posterior, aunque las intervenciones previas a pulsar el botón no se incluirán.
Requisitos de administración y limitaciones del sistema
Antes de implantar este procedimiento en comités de dirección o reuniones sensibles, verifique los siguientes factores técnicos:
- Directivas en el Centro de administración de Teams: Los administradores de TI gestionan esta capacidad en Reuniones > Directivas de reunión > Grabación y transcripción > Copilot. Si la directiva exige transcripción persistente obligatoria o bloquea Copilot, la opción "Solo durante la reunión" no estará disponible.
- Licenciamiento individual: Cada usuario que interactúe con el panel de Copilot requiere una licencia activa de Microsoft 365 Copilot. Los usuarios sin licencia no podrán formular consultas.
- Restricción a usuarios externos: Los participantes externos a la organización (incluidos miembros de organizaciones multitenant o MTO) no pueden utilizar Copilot en este modo efímero por motivos de aislamiento de seguridad entre inquilinos.
- Imposibilidad de recuperación técnica: Una vez cerrada la reunión, el soporte técnico de Microsoft no tiene forma de recuperar las interacciones efímeras de Copilot.