企业管理员如何在推出 Microsoft 365 Copilot 之前配置 SharePoint 数据访问权限与敏感度标签

在向最终用户分配许可证之前，企业管理员在部署 Microsoft 365 Copilot 时必须首先解决内容治理与访问权限治理问题。虽然 Copilot 严格在现有的 Microsoft 365 安全外围和访问控制列表（ACL）内运行——确保用户无法查询其没有权限查看的信息——但其强大的语义搜索和自然语言合成能力显著放大了此前被忽视文件的可发现性。在存在历史权限债务的组织中，存储在具有广泛访问权限（如“除外部用户外的所有人”，即 EEEU）的站点中的机密文档（如高管薪酬方案、并购备忘录或客户个人身份信息 PII），可能会在对话式回答中被无意展示。为防止数据泄露并保持合规，管理员必须审核过度共享的存储库、修正租户访问权限、部署容器级和项目级 Microsoft Purview 敏感度标签，并建立如受限的 SharePoint 搜索（Restricted SharePoint Search）等临时防护栏。本指南详细介绍了在推出 Microsoft 365 Copilot 之前保护 SharePoint 数据所需的端到端技术配置。

理解 Copilot 接地（Grounding）与安全模型

Microsoft 365 Copilot 通过称为检索增强生成（RAG）的过程与组织数据进行交互。当用户提交提示词时，Copilot 并不会查询隔离的训练语料库；相反，它使用 Microsoft Graph 和 Copilot 语义索引（Semantic Index for Copilot）来识别相关的组织内容，将这些代码段或文本块打包到接地上下文（grounding context）中，并将其传递给大型语言模型（LLM）以生成响应。

访问边界的运作机制

Copilot 严格在执行提示词的用户安全上下文中运行：

• 继承的用户权限： Copilot 没有提权的服务账户特权。如果用户无法通过 Web 浏览器、直接 URL 或标准 SharePoint 搜索访问某个 SharePoint 文档，Copilot 就无法为该用户访问或合成该文档。
• 可发现性差距： 在传统的 SharePoint 环境中，用户很少会发现存储在配置不当的库中的冷门文件，因为关键字搜索需要特定术语或已知文件名。相比之下，Copilot 能够理解意图和语义。如果一名员工提问：“整个工程部门最新的调薪方案是什么？”，Copilot 会搜索该用户在技术上拥有读取权限的已编入索引的文档，检索数据并直接呈现摘要。
• 安全边界强制执行： Copilot 遵循在 Microsoft Entra ID、SharePoint Online 和 Microsoft Purview 中配置的安全控制措施。但是，它不会纠正不当的权限。安全团队必须确保“读取”权限代表真实的业务授权。

权限管理服务（RMS）与 EXTRACT 权限

在与加密文件交互时，Copilot 会强制执行权限管理服务（RMS）权限。为了让 Copilot 能够从受保护的文档中读取、解析和提取信息以回答提示词，发出请求的用户必须拥有 EXTRACT（复制）使用权限：

如果敏感度标签应用的加密拒绝了某组用户的 EXTRACT 权限，即使这些用户可以在 Word 或 Excel 中查看渲染后的文档，他们也无法使用 Copilot 来汇总或质询这些特定文档。

步骤 1：审核 SharePoint 权限并识别过度共享的内容

在修改权限或应用限制性策略之前，管理员必须建立对现有访问结构的可见性。主要风险来自广泛的全域组、孤立的团队站点和不受管理的共享链接。

利用数据访问治理（DAG）报告

SharePoint 数据访问治理（DAG）报告可在 SharePoint 管理中心的 报告 > 数据访问治理 下获取，提供对租户范围内共享模式的自动化洞察。管理员应优先关注三类特定报告：

1. “除外部用户外的所有人”（EEEU）报告： 识别已将 EEEU 声明添加到站点权限（如站点成员或站点访问者）的所有 SharePoint 站点。每个内部员工都可以访问这些站点，使其成为 Copilot 意外数据暴露的主要来源。
2. 共享链接报告： 识别包含过去 30 天内创建的“知道链接的任何人”（匿名）或“组织中的人员”（租户范围内部）共享链接数量最多的站点。
3. 应用于文件的敏感度标签报告： 交叉引用存储大量未标记或敏感文件的站点，以查明治理盲区。

DAG Administrative Audit Workflow:
1. Navigate to SharePoint Admin Center -> Reports -> Data access governance
2. Run "Sharing links" report -> Filter by "People in your organization"
3. Run "Everyone except external users" report -> Sort by total file count
4. Export high-risk site inventories to CSV for security review

审查高风险存储库属性

在评估 DAG 导出数据时，管理员应根据内容敏感度和现有成员资格对站点进行分类：

• 高管与人力资源存储库： 必须检查法务、人力资源、财务和并购站点的继承父权限以及广泛的安全组成员资格。
• 公共与私有 Microsoft 365 组： 当用户创建 Microsoft Teams 或 Microsoft 365 组时，默认设置通常为“公共”，这会授予任何租户用户对关联 SharePoint 团队站点的读取和写入权限。必须识别这些站点并将其转换为“私有”。
• 中断的权限继承： 具有唯一、已中断继承权限的子文件夹和单个文档库往往会在原本正常的部门站点内隐藏敏感文件。

步骤 2：修正权限并实施访问防护栏

一旦识别出过度共享的存储库，管理员必须修正开放访问权限，并应用结构性控制以防止未来的权限蔓延。

消除广泛用户组并撤销开放共享链接

修正工作应遵循优先顺序：

1. 移除 EEEU 声明： 从任何包含专有、仅限内部或敏感内容的站点的“站点成员”、“站点访问者”和文档级权限集中移除“除外部用户外的所有人”。
2. 规范化默认共享链接类型： 在 SharePoint 管理中心的 策略 > 共享 下，将默认共享链接类型从“组织中的人员”调整为“特定人员（仅限用户指定的人员）”。这可防止用户在与同事共享文件时无意中创建全租户访问链接。
3. 设置链接到期期限： 对来宾和匿名共享链接强制执行自动到期策略（例如要求在 30 到 90 天后重新进行身份验证）。

部署 SharePoint 高级管理（SAM）控制

对于拥有 SharePoint 高级管理（SAM）许可证的组织，管理员可以强制执行集中式访问边界，而无需完全依赖单个站点所有者：

• SharePoint 站点的受限访问控制（RAC）： RAC 允许管理员将对 SharePoint 站点的访问权限限制为指定的 Microsoft Entra ID 安全组或 Microsoft 365 组的成员。即使用户拥有直接文件权限或属于嵌套组，除非该用户属于指定的 RAC 组，否则访问将被拒绝。
• 受限内容发现（RCD）： RCD 使管理员能够将高风险或未验证的站点置于发现隔离区中。当某个站点启用 RCD 时，其内容将在全租户搜索和 Copilot 响应中隐藏，而现有已获授权的站点成员仍保留直接访问权限。这使安全团队能够在不中断日常工作的情况下隔离未经审核的站点。
• 站点访问评审： 管理员可以启动自动化访问评审活动，要求站点所有者定期确认其成员列表，自动撤销休眠或未授权用户的访问权限。

实施受限的 SharePoint 搜索（RSS）作为临时熔断机制

在拥有成千上万个 SharePoint 站点的大型企业中，完成全面的权限清理可能需要数月时间。为了防止延迟推出 Copilot 许可证，Microsoft 提供了**受限的 SharePoint 搜索（RSS）**作为临时管理控制手段。

受限的 SharePoint 搜索运作方式

启用 RSS 后：

• 企业搜索和 Microsoft 365 Copilot 将被限制在最多 100 个精选 SharePoint 站点的**允许列表（Allowed List）**内。
• Copilot 继续访问用户的个人 OneDrive、电子邮件、Teams 聊天、日历事件以及用户经常访问或显式拥有的站点。
• 存储在数千个未经精选的 SharePoint 站点中的内容将被排除在 Copilot 接地和全组织搜索之外，从而消除了 Copilot 从未经审核的存储库中提取数据的风险。

通过 SharePoint Online PowerShell 配置 RSS

受限的 SharePoint 搜索通过 SharePoint Online PowerShell 模块进行管理：

# Connect to your SharePoint Online tenant admin endpoint
Connect-SPOService -Url "https://contoso-admin.sharepoint.com"

# Check the current status of Restricted SharePoint Search
Get-SPOTenantRestrictedSearchMode

# Enable Restricted SharePoint Search mode
Set-SPOTenantRestrictedSearchMode -Mode Enabled

# Add approved enterprise sites to the Allowed List (up to 100 sites)
Add-SPOTenantRestrictedSearchAllowedList -SitesList @(
    "https://contoso.sharepoint.com/sites/CorporateComms",
    "https://contoso.sharepoint.com/sites/CompanyPolicies",
    "https://contoso.sharepoint.com/sites/ITHelpdesk",
    "https://contoso.sharepoint.com/sites/EmployeeHandbook"
)

# View all currently allowed sites
Get-SPOTenantRestrictedSearchAllowedList

从 RSS 平稳过渡

受限的 SharePoint 搜索被设计为临时过渡桥梁，而非永久架构。虽然 RSS 可以防止未经审核站点的数据泄露，但它也限制了 Copilot 在合法项目存储库中提供跨职能洞察的能力。一旦数据访问治理报告确认站点权限已清理完毕并且敏感度标签已强制执行，管理员应禁用 RSS 以释放 Copilot 的全部组织价值：

# Disable Restricted SharePoint Search once governance remediation is complete
Set-SPOTenantRestrictedSearchMode -Mode Disabled

步骤 3：设计并部署 Microsoft Purview 敏感度标签

虽然 SharePoint 权限定义了谁可以访问站点或文件夹，但 Microsoft Purview 敏感度标签定义了内容是什么，并强制执行持久保护，无论数据存储、共享或由 AI 处理到何处，该保护都会随数据一起移动。

容器级敏感度标签

容器级标签将治理设置直接应用于 SharePoint 站点、Microsoft 365 组和 Microsoft Teams。在创建容器标签之前，请确保已通过 PowerShell（Set-ExecutionPolicy RemoteSigned; Import-Module Microsoft.Graph; Connect-MgGraph）和 Microsoft Entra ID 在租户中启用了该功能。

容器标签强制执行与 Copilot 准备就绪相关的三项主要控制：

1. 隐私设置（公共与私有）： 强制设置为“私有”可确保新建的团队站点不会具有开放的全租户访问权限。
2. 外部共享控制： 将标签设置为“仅限组织中的人员”或“现有来宾”，可防止敏感协作站点上的外部数据泄露。
3. 条件访问与非托管设备策略： 将访问限制为仅限 Web 或阻止来自不合规设备的访问，可确保无法从未受信任的端点访问与敏感站点交互的 Copilot。

项目级敏感度标签与加密

项目级标签对单个 Word、Excel、PowerPoint 和 PDF 文件进行分类和保护。管理员在 Microsoft Purview 合规门户中的 信息保护 > 标签 下配置这些标签。

标准的企业分类架构通常包括：

• 公开 (Public)： 面向公众使用的非敏感数据（无加密）。
• 通用 (General)： 内部共享的日常业务数据（无加密或基本内部权限）。
• 机密 (Confidential)： 敏感业务数据（财务报告、客户策略）。配置 Azure 信息保护加密，将访问权限限制为具有 EXTRACT 权限的已验证组织员工。
• 高度机密 (Highly Confidential)： 核心知识产权、高管薪酬、并购文件。配置严格加密，将访问权限限制为指定的具名用户或安全组。在特定场景中，可以移除 EXTRACT 权限以明确阻止 AI 合成和剪贴板复制。

Copilot 敏感度标签继承

当 Microsoft 365 Copilot 合成信息以生成新文档、电子邮件草稿或摘要时，它遵循严格的标签继承规则：

• 单源引用： 如果 Copilot 引用了标有 Confidential 的单个文档，则 Copilot 从该交互生成的任何新文件都会自动继承 Confidential 标签及其关联的加密设置。
• 多源引用： 如果 Copilot 合并了来自具有不同分类的多个来源的内容（例如，一个标为 General 的文档和另一个标为 Highly Confidential 的文档），Copilot 会自动将最严格的标签（Highly Confidential）应用于输出。
• 遥测与可见性： Copilot 直接在用户界面中显示应用的敏感度标签，确保用户立即了解数据分类级别。

配置 Purview 自动标记策略

手动标记依赖于最终用户的合规自觉性，这经常会出现漏洞。为了在推出 Copilot 之前确保一致的覆盖范围，管理员应同时部署客户端和服务端自动标记策略。

客户端自动标记

在 Microsoft Purview 的标签定义中进行配置：

• 当用户在 Word、Excel 或 PowerPoint 中创作文档时，根据检测到的敏感信息类型（SIT，如信用卡号、纳税人标识符或自定义正则表达式）提示或自动应用标签。
• 在创建文档的时刻提供即时的用户教育。

服务端自动标记（静态数据检查）

服务端自动标记在租户基础结构级别运行，扫描存储在 SharePoint Online 和 OneDrive 中的文件：

1. 在 Microsoft Purview 门户中，导航至 信息保护 > 自动标记。
2. 创建针对 SharePoint 站点和 OneDrive 帐户的新策略。
3. 使用内置 SIT（财务记录、健康数据）或可训练分类器（源代码、法律协议）定义检测规则。
4. 在**模拟模式（Simulation Mode）**下运行该策略至少 7 至 14 天，以审查匹配项、验证准确性并避免无意的过度标记。
5. 当模拟结果符合预期后，开启策略以自动对静态历史数据应用标签和加密。

实施路线图：分阶段预推出治理

为了有效组织推出过程，管理员应遵循分阶段的运营计划：

验证安全边界与持续治理

在向更广泛的企业开放 Copilot 访问之前，管理员必须系统地验证安全边界是否按预期发挥作用。

模拟用户测试场景

安全团队应建立具有不同部门画像的测试账户（例如，标准销售、标准工程和人力资源专员账户）以执行提示词验证：

• 跨部门探测： 从标准销售测试账户提交定向的 Copilot 提示词，例如“总结即将实施的高管重组计划”或“向我展示最近的薪酬审查”。确认 Copilot 未返回任何数据，并指示其无法找到相关信息。
• 加密文档探测： 针对用户拥有 VIEW 权限但缺少 EXTRACT 权限的文档测试提示词。确认 Copilot 拒绝提取或总结文本。
• 继承验证： 要求 Copilot 使用标为 Confidential 的文档作为参考来起草备忘录，并验证生成的输出是否自动保留 Confidential 敏感度标签。

通过 Microsoft Purview AI Hub 进行监控

Microsoft Purview 提供了 AI Hub（位于 Purview 合规门户中），为 Microsoft 365 Copilot 交互提供专门的遥测数据：

• 敏感数据活动： 查看实时仪表板，显示 Copilot 用户提示词和生成的响应中正在引用的敏感信息类型和敏感度标签。
• 策略违规： 设置数据丢失防护（DLP）警报，以检测用户何时尝试将包含敏感数据的 Copilot 响应共享或导出到未授权位置。
• 审核日志记录： 在 Purview 审核中使用 CopilotInteraction 记录类型查询统一审核日志，以调查特定用户提示词、引用的文件 URI 和应用的标签，以便进行合规审核。

通过将 SharePoint 中的主动权限修正、受限的 SharePoint 搜索等针对性控制、持久的 Microsoft Purview 敏感度标签以及持续的遥测监控相结合，企业管理员可以成功消除数据泄露风险，并确保 Microsoft 365 Copilot 的安全、合规推出。