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Wie Unternehmensadministratoren vor dem Rollout von Microsoft 365 Copilot Datenzugriffsberechtigungen und Vertraulichkeitsbezeichnungen in SharePoint konfigurieren

365Finds Editorial
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Die Bereitstellung von Microsoft 365 Copilot erfordert von Unternehmensadministratoren, dass sie sich vor der Vergabe von Lizenzen an Endbenutzer um die Datenhygiene und die Zugriffsgovernance kümmern. Zwar agiert Copilot streng innerhalb bestehender Sicherheitsperimeter und Zugriffsteuerungslisten (Access Control Lists, ACLs) von Microsoft 365 – wodurch sichergestellt ist, dass Benutzer keine Informationen abfragen können, für die sie keine Leseberechtigung besitzen –, doch seine leistungsstarke semantische Suche und die Synthese natürlicher Sprache verstärken die Auffindbarkeit zuvor übersehener Dateien erheblich. In Organisationen mit historisch gewachsenen Berechtigungsschulden können vertrauliche Dokumente wie Vergütungspläne von Führungskräften, M&A-Memos oder personenbezogene Daten (PII) von Kunden, die auf Websites mit weitreichendem Zugriff wie „Jeder außer externen Benutzern“ (Everyone except external users, EEEU) gespeichert sind, unbeabsichtigt in dialogbasierten Antworten zutage treten. Um Datenabflüsse zu verhindern und die Compliance zu wahren, müssen Administratoren übermäßig freigegebene Repositorys überprüfen, Mandantenzugriffsberechtigungen bereinigen, Microsoft Purview-Vertraulichkeitsbezeichnungen auf Container- und Elementebene implementieren sowie temporäre Leitplanken wie die Eingeschränkte SharePoint-Suche (Restricted SharePoint Search) einrichten. Dieser Leitfaden beschreibt die vollständige technische Konfiguration, die zum Schutz von SharePoint-Daten vor der Einführung von Microsoft 365 Copilot erforderlich ist.

Grundlegendes zum Grounding- und Sicherheitsmodell von Copilot

Microsoft 365 Copilot interagiert mit Unternehmensdaten über einen Prozess, der als Retrieval-Augmented Generation (RAG) bezeichnet wird. Wenn ein Benutzer einen Prompt eingibt, fragt Copilot keinen isolierten Trainingskorpus ab. Stattdessen nutzt es Microsoft Graph und den Semantischen Index für Copilot (Semantic Index for Copilot), um relevante Unternehmensinhalte zu identifizieren, packt diese Textausschnitte in einen Grounding-Kontext und übergibt sie an das große Sprachmodell (Large Language Model, LLM), um eine Antwort zu formulieren.

Funktionsweise der Zugriffsgrenzen

Copilot agiert streng innerhalb des Sicherheitskontexts des Benutzers, der den Prompt ausführt:

Rights Management Services (RMS) und das EXTRACT-Recht

Bei der Interaktion mit verschlüsselten Dateien erzwingt Copilot die Berechtigungen der Rights Management Services (RMS). Damit Copilot Informationen aus einem geschützten Dokument lesen, analysieren und extrahieren kann, um einen Prompt zu beantworten, muss der anfragende Benutzer über das Nutzungsrecht EXTRACT (Kopieren/Extrahieren) verfügen:

RMS-BerechtigungInteraktionsfähigkeit von CopilotBetriebliche Auswirkung
Vollzugriff / Besitzer (Full Control / Owner)Vollständiges Lesen, Analysieren und SynthetisierenCopilot kann Daten in Antworten zusammenfassen, zitieren und extrahieren.
Bearbeiten / Anzeigen + Extrahieren (Edit / View + Extract)Vollständiges Lesen, Analysieren und SynthetisierenCopilot kann während des Groundings auf das Dokument verweisen.
Nur anzeigen (kein Extrahieren) (View Only (No Extract))Für Copilot-Synthese blockiertCopilot kann den Dokumentinhalt nicht verarbeiten, um Prompts zu beantworten.
Kein Zugriff (No Access)Vollständig unzugänglichCopilot kann das Dokument weder erkennen noch darauf zugreifen.

Wenn eine Vertraulichkeitsbezeichnung eine Verschlüsselung anwendet, die einer Gruppe von Benutzern das Recht EXTRACT verweigert, können diese Benutzer Copilot nicht zum Zusammenfassen oder Abfragen dieser spezifischen Dokumente verwenden, selbst wenn sie das gerenderte Dokument in Word oder Excel anzeigen können.

Schritt 1: Überprüfen der SharePoint-Berechtigungen und Identifizieren übermäßig freigegebener Inhalte

Vor dem Ändern von Berechtigungen oder dem Anwenden restriktiver Richtlinien müssen Administratoren Transparenz über vorhandene Zugriffsstrukturen schaffen. Die Hauptrisiken gehen von domänenweiten Großgruppen, verwaisten Teamwebsites und unmanaged Freigabelinks aus.

Nutzung von Berichten zur Datenzugriffs-Governance (DAG)

Die SharePoint-Berichte zur Datenzugriffs-Governance (Data Access Governance, DAG), die im SharePoint Admin Center unter Berichte > Datenzugriffs-Governance verfügbar sind, bieten automatisierte Einblicke in mandantenweite Freigabemuster. Administratoren sollten drei spezifischen Berichtskategorien Priorität einräumen:

  1. Berichte zu „Jeder außer externen Benutzern“ (EEEU): Identifiziert alle SharePoint-Websites, bei denen der EEEU-Anspruch den Websiteberechtigungen (wie Websitemitglieder oder Websitebesucher) hinzugefügt wurde. Auf diese Websites kann jeder interne Mitarbeiter zugreifen, was sie zur Hauptquelle unbeabsichtigter Copilot-Datenexposition macht.
  2. Berichte zu Freigabelinks: Identifiziert Websites, die das höchste Volumen an Freigabelinks des Typs „Jeder mit dem Link“ (anonym) oder „Personen in Ihrer Organisation“ (mandantenweit intern) aufweisen, die in den letzten 30 Tagen erstellt wurden.
  3. Berichte zu auf Dateien angewendeten Vertraulichkeitsbezeichnungen: Gleicht Websites ab, die eine hohe Konzentration nicht bezeichneter oder vertraulicher Dateien speichern, um Governance-Lücken aufzudecken.
DAG Administrative Audit Workflow:
1. Navigate to SharePoint Admin Center -> Reports -> Data access governance
2. Run "Sharing links" report -> Filter by "People in your organization"
3. Run "Everyone except external users" report -> Sort by total file count
4. Export high-risk site inventories to CSV for security review

Überprüfung der Attribute von Hochrisiko-Repositorys

Bei der Auswertung von DAG-Exportdaten sollten Administratoren Websites anhand der Vertraulichkeit von Inhalten und bestehender Mitgliedschaften kategorisieren:

Schritt 2: Bereinigen von Berechtigungen und Implementieren von Zugriffsleitplanken

Sobald übermäßig freigegebene Repositorys identifiziert wurden, müssen Administratoren den offenen Zugriff korrigieren und strukturelle Kontrollen anwenden, um ein künftiges Ausufern von Berechtigungen zu verhindern.

Eliminieren breiter Gruppen und Widerrufen offener Freigabelinks

Die Bereinigung sollte nach einer priorisierten Reihenfolge erfolgen:

  1. EEEU-Ansprüche entfernen: Entfernen Sie „Jeder außer externen Benutzern“ aus den Berechtigungssätzen von Websitemitgliedern, Websitebesuchern und auf Dokumentebene für alle Websites, die proprietäre, rein interne oder vertrauliche Inhalte enthalten.
  2. Standardmäßige Freigabelinktypen vereinheitlichen: Passen Sie im SharePoint Admin Center unter Richtlinien > Freigabe den Standardlinktyp von „Personen in Ihrer Organisation“ auf „Bestimmte Personen (nur die vom Benutzer angegebenen Personen)“ an. Dies verhindert, dass Benutzer beim Teilen von Dateien mit Kollegen versehentlich Links mit mandantenweitem Zugriff erstellen.
  3. Ablauffristen für Links festlegen: Erzwingen Sie Richtlinien zum automatischen Ablauf von Gast- und anonymen Freigabelinks (z. B. Anforderung einer erneuten Authentifizierung nach 30 bis 90 Tagen).

Bereitstellen von Steuerungen für SharePoint Advanced Management (SAM)

Für Organisationen mit Lizenzen für SharePoint Advanced Management (SAM) können Administratoren zentrale Zugriffsgrenzen erzwingen, ohne sich ausschließlich auf einzelne Websitebesitzer verlassen zu müssen:

Implementieren der Eingeschränkten SharePoint-Suche (RSS) als temporärer Schutzschalter

In großen Unternehmen mit Tausenden von SharePoint-Websites kann der Abschluss einer umfassenden Berechtigungsbereinigung Monate in Anspruch nehmen. Um Verzögerungen bei der Einführung von Copilot-Lizenzen zu vermeiden, stellt Microsoft die Eingeschränkte SharePoint-Suche (Restricted SharePoint Search, RSS) als vorübergehende administrative Kontrolle bereit.

Funktionsweise der Eingeschränkten SharePoint-Suche

Wenn RSS aktiviert ist:

Konfigurieren von RSS über die SharePoint Online PowerShell

Die Eingeschränkte SharePoint-Suche wird über das SharePoint Online PowerShell-Modul verwaltet:

# Connect to your SharePoint Online tenant admin endpoint
Connect-SPOService -Url "https://contoso-admin.sharepoint.com"

# Check the current status of Restricted SharePoint Search
Get-SPOTenantRestrictedSearchMode

# Enable Restricted SharePoint Search mode
Set-SPOTenantRestrictedSearchMode -Mode Enabled

# Add approved enterprise sites to the Allowed List (up to 100 sites)
Add-SPOTenantRestrictedSearchAllowedList -SitesList @(
    "https://contoso.sharepoint.com/sites/CorporateComms",
    "https://contoso.sharepoint.com/sites/CompanyPolicies",
    "https://contoso.sharepoint.com/sites/ITHelpdesk",
    "https://contoso.sharepoint.com/sites/EmployeeHandbook"
)

# View all currently allowed sites
Get-SPOTenantRestrictedSearchAllowedList

Übergang zur Deaktivierung von RSS

Die Eingeschränkte SharePoint-Suche ist als temporäre Brücke konzipiert, nicht als dauerhafte Architektur. Während RSS vor Datenabflüssen von ungeprüften Websites schützt, schränkt es auch die Fähigkeit von Copilot ein, funktionsübergreifende Einblicke über legitime Projektrepositorys hinweg zu liefern. Sobald die Berichte zur Datenzugriffs-Governance bestätigen, dass die Websiteberechtigungen bereinigt und Vertraulichkeitsbezeichnungen durchgesetzt wurden, sollten Administratoren RSS deaktivieren, um den vollen organisatorischen Nutzen von Copilot freizusetzen:

# Disable Restricted SharePoint Search once governance remediation is complete
Set-SPOTenantRestrictedSearchMode -Mode Disabled

Schritt 3: Entwerfen und Bereitstellen von Microsoft Purview-Vertraulichkeitsbezeichnungen

Während SharePoint-Berechtigungen definieren, wer Zugriff auf eine Website oder einen Ordner hat, definieren Microsoft Purview-Vertraulichkeitsbezeichnungen, was der Inhalt ist, und erzwingen einen dauerhaften Schutz, der mit den Daten mitwandert – unabhängig davon, wo sie gespeichert, geteilt oder durch KI verarbeitet werden.

Vertraulichkeitsbezeichnungen auf Containerebene

Bezeichnungen auf Containerebene wenden Governance-Einstellungen direkt auf SharePoint-Websites, Microsoft 365-Gruppen und Microsoft Teams an. Stellen Sie vor dem Erstellen von Containerbezeichnungen sicher, dass die Funktion in Ihrem Mandanten über PowerShell (Set-ExecutionPolicy RemoteSigned; Import-Module Microsoft.Graph; Connect-MgGraph) und Microsoft Entra ID aktiviert ist.

Containerbezeichnungen erzwingen drei primäre Kontrollen, die für die Copilot-Bereitstellung relevant sind:

  1. Datenschutzeinstellungen (Öffentlich vs. Privat): Das Erzwingen von „Privat“ stellt sicher, dass neue Teamwebsites nicht mit offenem, mandantenweitem Zugriff erstellt werden können.
  2. Kontrollen für externe Freigaben: Das Festlegen der Bezeichnung auf „Nur Personen in Ihrer Organisation“ oder „Vorhandene Gäste“ verhindert einen externen Datenabfluss auf sensiblen Websites für die Zusammenarbeit.
  3. Bedingter Zugriff und Richtlinien für nicht verwaltete Geräte: Das Beschränken des Zugriffs auf reinen Webzugriff oder das Blockieren des Zugriffs von nicht konformen Geräten stellt sicher, dass von nicht vertrauenswürdigen Endpunkten aus nicht auf Copilot zugegriffen werden kann, wenn dieser mit vertraulichen Websites interagiert.

Vertraulichkeitsbezeichnungen und Verschlüsselung auf Elementebene

Bezeichnungen auf Elementebene klassifizieren und schützen einzelne Word-, Excel-, PowerPoint- und PDF-Dateien. Administratoren konfigurieren diese Bezeichnungen im Microsoft Purview-Complianceportal unter Informationsschutz > Bezeichnungen.

Ein standardmäßiges Klassifizierungsschema für Unternehmen umfasst typischerweise:

Vererbung von Vertraulichkeitsbezeichnungen in Copilot

Wenn Microsoft 365 Copilot Informationen synthetisiert, um ein neues Dokument, einen E-Mail-Entwurf oder eine Zusammenfassung zu erstellen, befolgt es strikte Regeln zur Bezeichnungsvererbung:

Konfigurieren von Richtlinien zur automatischen Bezeichnung in Purview

Die manuelle Bezeichnung hängt von der Bereitschaft der Endbenutzer zur Einhaltung der Vorgaben ab, was häufig Lücken hinterlässt. Um vor der Einführung von Copilot eine konsistente Abdeckung zu gewährleisten, sollten Administratoren Richtlinien zur automatischen Bezeichnung sowohl auf Client- als auch auf Dienstebene implementieren.

Clientseitige automatische Bezeichnung

Wird innerhalb der Bezeichnungsdefinition in Microsoft Purview konfiguriert:

Dienstseitige automatische Bezeichnung (Prüfung ruhender Daten)

Die dienstseitige automatische Bezeichnung arbeitet auf der Mandanteninfrastrukturebene und durchsucht Dateien, die in SharePoint Online und OneDrive gespeichert sind:

  1. Navigieren Sie im Microsoft Purview-Portal zu Informationsschutz > Automatische Bezeichnung.
  2. Erstellen Sie eine neue Richtlinie für SharePoint-Websites und OneDrive-Konten.
  3. Definieren Sie die Erkennungsregeln anhand integrierter SITs (Finanzdaten, Gesundheitsdaten) oder trainierbarer Klassifizierer (Quellcode, rechtliche Vereinbarungen).
  4. Führen Sie die Richtlinie mindestens 7 bis 14 Tage lang im Simulationsmodus (Simulation Mode) aus, um Übereinstimmungen zu überprüfen, die Genauigkeit zu verifizieren und unbeabsichtigtes übermäßiges Bezeichnen zu vermeiden.
  5. Sobald die Simulationsergebnisse den Erwartungen entsprechen, aktivieren Sie die Richtlinie, um Bezeichnungen und Verschlüsselungen automatisch auf historische, ruhende Daten anzuwenden.

Einführungs-Roadmap: Phasenweise Governance vor dem Rollout

Um den Rollout effektiv zu strukturieren, sollten Administratoren einem phasenweisen Betriebszeitplan folgen:

PhaseDauerKernzieleWichtige administrative MaßnahmenErfolgsmetriken
Phase 1: Ermittlung & BewertungWochen 1–2Datenlandschaft und Berechtigungsschulden des Mandanten erfassenDAG-Berichte zu EEEU und Freigabelinks ausführen; Websitebestände exportieren; öffentliche M365-Gruppen prüfenVollständige Transparenz über die 50 am stärksten übermäßig freigegebenen Websites und sensiblen Repositorys
Phase 2: Eindämmung & temporärer SchutzWochen 3–4Unmittelbare Expositionsrisiken während der Bereinigung verhindernEingeschränkte SharePoint-Suche (RSS) aktivieren; Positivliste mit Kernintranetsites befüllen; EEEU von sensiblen Websites entfernenNull unternehmensweite Exposition von hochriskanten Vorstands-, Rechts- oder Personaldaten
Phase 3: Klassifizierung & SchutzWochen 5–7Dauerhaften Container- und Dateischutz etablierenContainerbezeichnungen auf SharePoint-Websites ausrollen; Dateiverschlüsselung mit RMS konfigurieren; dienstseitige automatische Bezeichnungssimulation ausführenContainerbezeichnungen auf 100 % der sensiblen Websites erzwungen; automatische Bezeichnung aktiv
Phase 4: Pilotbetrieb & GrenzvalidierungWochen 8–9Verhalten von Copilot mit echten Benutzern im kontrollierten Rahmen testenCopilot-Lizenzen an eine ausgewählte IT- und Compliance-Pilotgruppe vergeben; berechtigungsübergreifende Test-Prompts ausführen; Purview AI-Hub überwachenVerifizierte Durchsetzung von ACLs; kein grenzüberschreitender Datenabfluss in Copilot-Prompts
Phase 5: Regelbetrieb & RSS-AußerbetriebnahmeAb Woche 10Volle unternehmensweite Copilot-Funktionen freischaltenEingeschränkte SharePoint-Suche über PowerShell deaktivieren; SAM Eingeschränkte Zugriffskontrolle für laufende Projektwebsites aktivierenVollständige organisatorische Suche aktiviert bei kontinuierlicher DAG-Überwachung

Validierung von Sicherheitsgrenzen und kontinuierliche Governance

Bevor der Copilot-Zugriff für das gesamte Unternehmen freigegeben wird, müssen Administratoren systematisch überprüfen, ob die Sicherheitsgrenzen wie vorgesehen funktionieren.

Testszenarien mit synthetischen Benutzern

Sicherheitsteams sollten Testkonten mit unterschiedlichen Abteilungsprofilen anlegen (z. B. Standard-Vertrieb, Standard-Engineering und HR-Spezialist), um Prompt-Validierungen durchzuführen:

Überwachung über den Microsoft Purview AI-Hub

Microsoft Purview stellt den AI-Hub (AI Hub) bereit (im Purview-Complianceportal), der eine dedizierte Telemetrie für Microsoft 365 Copilot-Interaktionen bietet:

Durch die Kombination von proaktiver Berechtigungsbereinigung in SharePoint, gezielten Maßnahmen wie der Eingeschränkten SharePoint-Suche, dauerhaften Microsoft Purview-Vertraulichkeitsbezeichnungen und kontinuierlicher Telemetrieüberwachung können Unternehmensadministratoren Datenabflussrisiken erfolgreich eliminieren und eine sichere, konforme Bereitstellung von Microsoft 365 Copilot gewährleisten.