En el trabajo remoto y la colaboración distribuida, los asistentes de reuniones con inteligencia artificial se han convertido en una herramienta imprescindible para transcribir llamadas, extraer tareas pendientes y sincronizar notas con el CRM. Sin embargo, durante años este flujo de trabajo dependió de un «bot de reunión» automatizado (como el conocido «Fathom Notetaker») que se unía a las llamadas como un participante externo visible. Aunque funcional, la presencia de bots genera fricciones constantes: clientes que desconfían de un asistente desconocido, anfitriones que deben admitirlos manualmente desde la sala de espera, llamadas espontáneas en Slack Huddles que no admiten bots de calendario y políticas de seguridad corporativas que bloquean directamente cualquier bot externo.
Con el lanzamiento de la experiencia de escritorio Fathom 3.0+, la plataforma introdujo la captura de escritorio sin bots (bot-free desktop capture). En lugar de enviar un participante artificial a la llamada, la aplicación nativa de Fathom para escritorio captura el audio del sistema y del micrófono directamente desde tu propio dispositivo. Esto permite a los equipos remotos grabar, transcribir y resumir llamadas en Zoom, Google Meet, Microsoft Teams y Slack Huddles sin que aparezca ningún bot en la lista de asistentes.
A continuación, presentamos una guía operativa completa sobre cómo los equipos remotos configuran y utilizan la captura de escritorio de Fathom, gestionan el consentimiento legal y deciden cuándo prescindir de los bots o mantenerlos.
Por qué los equipos remotos buscan eliminar los bots de reunión
Para los ejecutivos de ventas, gerentes de éxito del cliente y equipos de producto, los bots de reunión tradicionales presentan cuatro inconvenientes recurrentes:
- Incomodidad y desconfianza en llamadas con clientes: En reuniones comerciales confidenciales o de preventa, la llegada de un bot de IA desconocido genera recelo. En industrias reguladas (finanzas, salud o legal), los clientes a menudo solicitan explícitamente expulsar al bot antes de hablar.
- Retrasos en salas de espera y salas de grupos: Los bots son tratados como invitados externos y deben ser admitidos manualmente por el anfitrión. Si la reunión cambia de enlace o los participantes se dividen en salas de grupos (Breakout Rooms), los bots suelen quedar atrapados fuera, perdiendo partes cruciales de la conversación.
- Imposibilidad de capturar llamadas espontáneas (Slack Huddles)： Gran parte de la alineación diaria en equipos remotos ocurre en llamadas improvisadas que no están agendadas en Google Calendar o Outlook. Los bots tradicionales basados en calendario no pueden unirse a estas interacciones.
- Bloqueos estrictos de ciberseguridad corporativa: Cada vez más inquilinos corporativos de Zoom y Microsoft Teams implementan políticas de TI que bloquean de forma automática la entrada de bots externos de terceros.
La captura de escritorio de Fathom resuelve estos problemas trasladando la captura del entorno de la conferencia web a la capa del sistema operativo local en macOS y Windows.
Modos de captura de Fathom: qué son y cuándo utilizarlos
Tras actualizar a la nueva versión de Fathom, los usuarios pueden configurar un modo de captura predeterminado a nivel global o modificarlo para cada reunión individual desde la barra de menú o la bandeja del sistema:
| Modo de captura (Capture Mode) | Mecanismo de captura | ¿Guarda video? | ¿Se une un bot? | Caso de uso ideal |
|---|---|---|---|---|
| Capture Off (Desactivado) | No participa ni graba | No | No | Conversaciones confidenciales, llamadas personales o temas de recursos humanos. |
| Transcript Only (Solo transcripción, sin bot) | Audio local del dispositivo | Ni audio ni video almacenados | No | Empresas con políticas estrictas que prohíben almacenar archivos multimedia de llamadas. |
| Audio Only (Solo audio, sin bot) | Audio local del dispositivo | Guarda audio; sin video | No | Llamadas de ventas, reuniones de seguimiento, Slack Huddles y sincronizaciones internas. |
| Audio & Video (Audio y video con bot) | Bot en la nube como participante | Video en alta definición y audio | Sí | Demostraciones de producto, revisiones visuales de diseño o webinars que requieren revivir la pantalla. |
[!NOTE] La grabación de video sin bots se encuentra en despliegue gradual (los usuarios de macOS ya disponen de captura de video sin bot en Zoom, y en Google Meet a través de la extensión de Chrome, con mejoras continuas para Windows). Si el objetivo principal es obtener transcripciones, minutas y tareas pendientes, Audio Only (sin bot) ofrece todas las ventajas de la IA sin la sobrecarga de ancho de banda y almacenamiento del video.
Guía de instalación y configuración paso a paso
Paso 1: Instalar la aplicación de escritorio de Fathom
La captura local requiere la aplicación nativa de escritorio:
- Descarga el instalador desde la página oficial Fathom Download.
- Disponible para macOS (chips Apple Silicon e Intel) y Windows.
- En macOS, fija el icono en el Dock y activa el inicio automático en Ajustes del Sistema > General > Ítems de inicio para que Fathom esté siempre accesible desde la barra de menús superior.
Paso 2: Otorgar permisos de micrófono y audio del sistema
Durante el asistente de configuración inicial en Fathom 3.0+:
- Concede permiso de Micrófono para registrar con claridad tu propia voz.
- Concede permisos de Accesibilidad y Grabación de audio del sistema (System Audio) para que Fathom capture de forma nítida las voces de los demás participantes que provienen de los altavoces de tu equipo.
- Activa la opción Detectar silencio automáticamente (Automatically Detect Mute) en las preferencias para que las pausas o silencios intencionados se reflejen limpiamente en la transcripción.
Paso 3: Definir las reglas de captura automática
En el panel de configuración de Fathom, puedes automatizar qué reuniones se deben procesar:
- All Meetings (Todas las reuniones): Detecta y prepara la captura para cualquier evento del calendario.
- External Meetings (Solo reuniones externas): Se activa únicamente cuando al menos un participante pertenece a un dominio de correo externo (ideal para equipos comerciales y de soporte).
- Internal Meetings (Solo reuniones internas): Registra únicamente llamadas entre miembros de tu propia organización.
- No Meetings (Modo manual): Desactiva el inicio automático y solo graba cuando presionas Capture Now manualmente.
Flujos de trabajo diarios para equipos remotos
1. Demostraciones y llamadas de ventas con clientes
Al conectarte a una reunión en Zoom o Google Meet con un cliente potencial:
- Comprueba en la barra superior de Fathom que el modo esté configurado en Audio Only (bot-free).
- Ingresa a la videollamada de forma habitual. La lista de asistentes permanecerá impecable, sin bots que susciten preguntas incómodas.
- Durante la conversación, consulta el panel flotante con el Live Summary (Resumen en vivo) para revisar los puntos clave acordados hasta el momento.
- Con la función «Invisible al compartir pantalla (Invisible when Screen Sharing)» activada, tus notas y resúmenes privados nunca serán visibles para el cliente cuando compartas tu escritorio.
- Al finalizar la llamada, Fathom genera en segundos un resumen estructurado con tareas asignadas y lo sincroniza de inmediato con HubSpot, Salesforce o Close.
2. Conversaciones improvisadas y Slack Huddles
En entornos de trabajo asíncrono, gran parte de los problemas se resuelven en llamadas no planificadas de Slack Huddle:
- Captura manual: Inicia o únete a un Huddle en Slack, abre Fathom desde la bandeja del sistema y pulsa Capture Now.
- Captura automática de Slack Huddles: En la sección de configuración «Video Conferencing», activa la casilla «Auto-capture Slack Huddles». Fathom detectará el inicio de la llamada y comenzará la grabación local automáticamente.
- Dado que el procesamiento se realiza en tu equipo local, puedes capturar incluso Huddles en canales privados de Slack sin necesidad de instalar bots adicionales en el espacio de trabajo.
3. Notas colaborativas y menciones (@mentions) durante la llamada
Fathom integra un espacio de trabajo privado en tiempo real:
- Bloc de notas (Scratchpad): Toma notas personales mientras sigues la conversación.
- Menciones de equipo (@mentions): Escribe
@nombrepara etiquetar a compañeros de trabajo (los colegas de tu mismo dominio aparecen en un menú desplegable; para colaboradores externos, introduce su correo completo, como@socio@externo.com). - La persona mencionada recibirá un correo automático con el fragmento de la nota y el enlace al resumen de la reunión, facilitando la colaboración asíncrona.
Cumplimiento legal, privacidad y consentimiento de grabación
Grabar sin un bot elimina la notificación visual en la cuadrícula de video, pero no exime a los equipos de cumplir con las legislaciones locales e internacionales de privacidad (como las leyes de consentimiento de una o dos partes, el RGPD europeo o la normativa CCPA).
Fathom incorpora controles de consentimiento diseñados específicamente para el modo sin bot:
- Mensaje automático de consentimiento en el chat (Consent Chat Message): Al activar esta opción en la bandeja de la app, Fathom publica automáticamente un mensaje en el chat de Zoom, Meet o Teams al comenzar la grabación:
«Fathom is recording and taking notes, and you consent by continuing.» (Fathom está grabando y tomando notas; continuar en la reunión implica su consentimiento).
- Verificación manual dentro de la aplicación: Si se desactiva el mensaje de chat, Fathom solicita al anfitrión que confirme manualmente en la interfaz de escritorio que los participantes han otorgado su consentimiento antes de mostrar el resumen en vivo o generar el reporte final.
- Control administrativo empresarial: En los planes corporativos, los administradores de TI pueden habilitar la política «Bloquear grabación sin bots (Block bot-free recording)». Si la normativa interna exige que un bot esté visible para efectos de auditoría, esta regla anula las preferencias individuales de los usuarios.
Cuándo elegir la captura sin bots y cuándo recurrir al bot tradicional
| Criterio de decisión | Recomendación: Captura sin bots | Recomendación: Bot tradicional |
|---|---|---|
| Reuniones comerciales de alto valor y llamadas con directivos | Indispensable: Elimina el recelo del comprador y evita esperas en la sala de admisión. | No recomendado: Puede generar incomodidad o retrasos innecesarios. |
| Slack Huddles y sincronizaciones espontáneas | Única opción viable: Captura el audio del sistema sin depender de calendarios. | Incompatible: Sin enlace de calendario, el bot no puede ingresar. |
| Clientes con entornos corporativos de alta seguridad | Indispensable: Graba el audio de salida del equipo eludiendo bloqueos de firewall. | Incompatible: El bot es expulsado o bloqueado automáticamente. |
| Demostraciones visuales y revisiones de diseño | Secundaria: Centrado en audio y transcripción (video en despliegue gradual). | Indispensable: Almacena el video completo en alta resolución de las pantallas compartidas. |
| Acceso desde dispositivos móviles o equipos sin app instalada | Incompatible: Requiere la app de escritorio de Fathom instalada localmente. | Indispensable: El bot en la nube se conecta de forma autónoma con la invitación. |
Planes y estructura de precios de Fathom
Fathom ofrece opciones escalables según las necesidades de cada organización remota:
- Plan Gratuito (Free, $0): Grabación, almacenamiento y transcripción ilimitados en 38 idiomas. Incluye resúmenes avanzados con IA para las primeras 5 llamadas de cada mes (luego utiliza la plantilla estándar) y sincronización con CRM para un máximo de 3 usuarios por dominio.
- Premium Individual ($16/mes facturado anualmente, o $20 mes a mes): Resúmenes avanzados de IA ilimitados en todas las reuniones, plantillas de indicaciones personalizadas, detección automática de tareas pendientes, correos de seguimiento generados por IA y acceso ilimitado a «Ask Fathom».
- Edición Team ($15/usuario/mes facturado anualmente, o $19 mes a mes, mínimo 2 usuarios): Repositorio compartido de llamadas de equipo, facturación centralizada, plantillas compartidas, panel de análisis de equipo y controles administrativos de seguridad (como restringir la captura sin bots).
- Edición Business ($25/usuario/mes facturado anualmente, o $34 mes a mes, mínimo 2 usuarios): Funcionalidades avanzadas de coaching comercial con tarjetas de puntuación (Scorecards), métricas de comportamiento en llamadas y opciones avanzadas de integración.
Conclusión
La captura de escritorio de Fathom resuelve una de las mayores contradicciones de los asistentes de reuniones: cómo automatizar notas y tareas estructuradas sin incomodar a clientes y colegas con bots intrusivos. Al combinar la captura de audio a nivel de sistema operativo con modos configurables, compatibilidad con Slack Huddles y avisos automáticos de consentimiento, los equipos remotos pueden elevar su productividad sin alterar la naturalidad de sus conversaciones.