Für wachsende Teams und Führungskräfte, die tl;dv evaluieren, hängt die Entscheidung zwischen dem Free-Tarif und dem Pro-Tarif (18 USD pro Nutzer/Monat bei jährlicher Abrechnung bzw. 29 USD bei monatlicher Abrechnung) an einem zentralen, oft missverstandenen Produktmerkmal: Der kostenlose Plan von tl;dv bietet zwar unbegrenzte manuelle Aufnahmen und Transkripte, unterliegt jedoch strikten lebenslangen Kontingenten (Lifetime Limits) bei KI-Zusammenfassungen, CRM-Automatisierungen und dem Videozugriff.
Wenn Sie lediglich einen Bot benötigen, der Meetings in Google Meet, Zoom oder Microsoft Teams aufzeichnet und das gesprochene Wort als Textprotokoll festhält, genügt die kostenlose Version dauerhaft. Benötigt Ihr Vertriebs- oder Produktteam jedoch vollständige KI-Besprechungsprotokolle, automatisierte Synchronisation mit HubSpot oder Salesforce, permanente Wissensbibliotheken und einheitliche Vertriebsleitfäden, erweisen sich die Free-Grenzen schnell als gravierender Engpass.
In dieser Analyse schlüsseln wir die vier kritischen Schwellenwerte des Free-Plans auf, zeigen den konkreten Mehrwert von Pro und erläutern eine hybride Lizenzstrategie, mit der Teams ihr Budget optimal einsetzen.
Free vs. Pro im direkten Vergleich
| Funktion / Kriterium | tl;dv Free-Tarif | tl;dv Pro-Tarif (18 $/Monat jährlich; 29 $/Monat monatlich) |
|---|---|---|
| Unterstützte Plattformen | Zoom, Google Meet, Microsoft Teams | Zoom, Google Meet, Microsoft Teams |
| Aufnahmen & Transkription | Unbegrenzt; Transkripte in über 30 Sprachen | Unbegrenzt; Transkripte in über 30 Sprachen |
| Maximale Besprechungsdauer | Bis zu 3 Stunden pro Meeting | Bis zu 3 Stunden pro Meeting |
| KI-Meeting-Zusammenfassungen | 10 Meetings lebenslang in voller Länge; danach nur die ersten 10 Minuten | Unbegrenzte vollständige KI-Zusammenfassungen |
| Individuelle KI-Prompts & Fragen | 10 individuelle KI-Anfragen lebenslang | Unbegrenzte KI-Abfragen über einzelne oder mehrere Meetings |
| Automatisierte KI-Reports | 10 automatisierte E-Mail-Berichte lebenslang | Unbegrenzte regelmäßige KI-Syntheseberichte |
| Videospeicher & Wiedergabe | Nach 3 Tagen im Kaltarchiv (bis zu 90 Min. Wartezeit); Löschung nach 3 Monaten | Unbegrenzte permanente Speicherung; sofortiges Streaming |
| Videodownloads | Nur innerhalb der 4-Wochen-Frist vor der geplanten Löschung möglich | Jederzeit sofortige Downloads der Originaldateien |
| CRM- & Webhook-Integration | 20 Integrations-Credits lebenslang (HubSpot, Salesforce, Zapier) | Unbegrenzte native CRM-Synchronisation und Workflows |
| Teamverwaltung & Rollen | Offene Gruppierung nach Maildomain (Organization); keine Rollen | Echte Team-Workspaces; Rollen für Team- und Billing-Admins |
| Notizen-Vorlagen (Templates) | Nur persönliche Vorlagen | Zentral vorgegebene Team-Templates (MEDDPIC, BANT etc.) |
| Server-Priorisierung | Standard (bei hoher Serverlast können Aufnahmen verzögert werden) | Priorisierte Serverzuweisung für Aufnahme und KI |
Die 4 operativen Hürden des Free-Plans
1. Das 10-Meetings-Limit und die Falle der „ersten 10 Minuten“
Die weit verbreitete Annahme, dass die 10 KI-Zusammenfassungen im Free-Tarif monatlich zurückgesetzt werden, trifft nicht zu: Die Dokumentation von tl;dv bestätigt, dass es sich um ein lebenslanges Gesamtkontingent (Lifetime Limit) von 10 Besprechungen handelt.
Sobald diese 10 vollständigen Besprechungen aufgebraucht sind, wird die KI-Funktion nicht komplett abgeschaltet, sondern stark beschnitten: Bei jedem weiteren Meeting fasst die KI ausschließlich die ersten 10 Minuten zusammen.
In Verkaufsgesprächen, Produktdemos oder Kundenberatungen bestehen die ersten 10 Minuten meist aus Begrüßung, Technikprüfungen und Vorstellungsrunden. Die geschäftsrelevanten Inhalte — Budgetvereinbarungen, Einwände, Preiskonditionen, Kundenbedürfnisse und konkrete Aufgaben (Action Items) — werden fast immer in der zweiten Hälfte der Besprechung verhandelt. Ein Protokoll, das nach 10 Minuten abbricht, ist für den Geschäftsalltag unbrauchbar.
Der Pro-Tarif hebt diese Beschränkung vollständig auf und liefert strukturierte Zusammenfassungen und Aufgabenlisten über die gesamte Dauer jeder Besprechung.
2. Kaltarchivierung nach 72 Stunden und Datenlöschung nach 90 Tagen
Zwar bleiben die Texttranskripte im Free-Tarif dauerhaft erhalten, die Videodateien unterliegen jedoch strengen Speicherregeln:
- Bis zu 90 Minuten Wartezeit bei älteren Aufnahmen: 3 Tage (72 Stunden) nach dem Meeting wandern Videos in ein Kaltarchiv. Möchte ein Kollege eine Kundenpräsentation der Vorwoche ansehen, muss das Video erst dearchiviert werden — was bis zu 90 Minuten dauern kann.
- Vollständige Löschung nach 90 Tagen: Aufnahmen des Free-Plans werden nach 3 Monaten unwiderruflich gelöscht. tl;dv informiert Nutzer 4 Wochen vor Ablauf, um einen manuellen Download zu ermöglichen. Außerhalb dieses 4-Wochen-Fensters können kostenlose Videos nicht heruntergeladen werden — selbst dann nicht, wenn später auf Pro hochgestuft wird.
Für Teams, die eine Wissensdatenbank für Kunden-Onboardings, Schulungsvideos oder UX-Nutzerforschung aufbauen, birgt diese Praxis untragbare Risiken. Der Pro-Tarif garantiert verzögerungsfreies Streaming und unbegrenzte Archivierung.
3. CRM-Schnittstellen: 20 Lifetime-Credits vs. automatisierte Team-Workflows
Für Sales- und Customer-Success-Teams liegt der Kernwert von KI-Meeting-Tools darin, manuelle Datenpflege im CRM zu eliminieren.
Im Free-Tarif:
- Stehen insgesamt nur 20 Integrations-Credits auf Lebenszeit zur Verfügung. Jeder automatische Export über Zapier, HubSpot oder Salesforce verbraucht einen Credit. Bei 3 bis 5 Kundengesprächen am Tag ist dieses Kontingent in weniger als einer Woche aufgebraucht.
- Zentrale Team-Workflows können nicht eingerichtet werden; jeder Nutzer muss Verbindungen mühsam einzeln pflegen.
Im Pro-Tarif:
- Ist die CRM-Synchronisation vollständig unbegrenzt.
- Können Administratoren globale Team-Workflows für HubSpot, Salesforce oder Pipedrive einrichten. Auf Basis der Kalender-E-Mail-Adressen werden Besprechungsnotizen und Videolinks automatisch dem passenden Kontakt (Contact), Unternehmen (Company) oder Deal zugewiesen.
- Ermöglicht das Field Mapping das gezielte Übertragen von KI-Punkten (wie Herausforderungen, Budget oder Nächste Schritte) direkt in benutzerdefinierte CRM-Felder.
4. Workspace-Governance und standardisierte Team-Templates
Im Free-Tarif erfolgt die Zusammenarbeit über eine unregulierte „Organization“: Jeder Mitarbeiter mit derselben E-Mail-Endung (@firma.de) sieht standardmäßig die freigegebenen Aufnahmen, ohne dass vertrauliche Ordner oder rollenbasierte Zugriffe eingerichtet werden können.
Mit Pro erhält das Unternehmen echte Teamverwaltung (Team Management):
- Rechte- und Rollenkonzept: Administratoren (Billing Admins, Team Admins) können Lizenzen steuern und den Zugriff auf sensible interne Besprechungen absichern.
- Einheitliche Team-Templates: Vertriebsleiter können etablierte Methoden (wie MEDDPIC, BANT oder GPCT) als verbindliche Team-Vorlagen hinterlegen. Führt ein Vertriebsmitarbeiter ein Kundengespräch, wendet die KI automatisch das vorgegebene Raster an. Dadurch landen strukturierte, vergleichbare Qualifizierungsdaten im CRM.
Die hybride Sitzplatzstrategie: Kosten im Pro-Tarif minimieren
Viele Teamleiter zögern vor dem Upgrade, weil sie befürchten, für die gesamte Belegschaft Pro-Lizenzen erwerben zu müssen. tl;dv nutzt jedoch ein wirtschaftliches Hybridmodell:
Eine Pro-Lizenz ist nur für diejenigen Mitarbeiter erforderlich, die Besprechungen aktiv aufzeichnen und die erweiterten Funktionen benötigen.
Kollegen, die Aufnahmen lediglich ansehen, KI-Zusammenfassungen lesen, Kommentare verfassen oder Snippets teilen, verbleiben kostenfrei als Free-Mitglieder im selben Workspace.
Empfohlenes Modell zur Lizenzverteilung:
| Rolle im Unternehmen | Empfohlener Plan | Begründung |
|---|---|---|
| Account Executives (AE) & SDRs | Pro (18 $/Monat) | Hohes Anrufaufkommen; benötigt Volltext-KI, CRM-Logging und BANT-Vorlagen. |
| Customer Success Manager (CSM) | Pro (18 $/Monat) | Erfordert permanente Videoaufbewahrung für Übergaben und Onboarding-Prozesse. |
| UX-Researcher & Produktmanager | Pro (18 $/Monat) | Nutzt übergreifende KI-Fragen über viele Interviews und langfristige Repositorien. |
| Software-Entwickler & Support | Free (0 $) | Schaut Bug-Ausschnitte und liest Notizen; zeichnet selten externe Kundengespräche auf. |
| Geschäftsführung & Abteilungsleitung | Free (0 $) oder 1 Sitzplatz | Liest Auswertungen und CRM-Einträge; benötigt Pro nur bei eigener Gesprächsführung. |
Nach diesem Prinzip benötigt ein 15-köpfiges Vertriebs- und Serviceteam mit 3 Vertrieblern und 2 CSMs lediglich 5 Pro-Lizenzen (90 USD/Monat bei Jahreszahlung). Die übrigen 10 Mitarbeiter nutzen den Workspace ohne zusätzliche Kosten.
Entscheidungsmatrix: Wann Free genügt und wann Pro Pflicht ist
Bleiben Sie beim tl;dv Free-Tarif, wenn:
- Sie als Einzelberater oder Freelancer arbeiten und primär das reine Wortprotokoll mit manuellen Zeitstempeln benötigen.
- Sie weniger als 10 geschäftskritische Meetings im Jahr durchführen, bei denen eine KI-Zusammenfassung unverzichtbar ist.
- Ihre Meetings rein intern stattfinden, kein CRM angebunden werden muss und ein automatisches Löschen nach 90 Tagen unproblematisch ist.
- Sie lokale Backups diszipliniert pflegen und wichtige Videos stets im 4-Wochen-Fenster vor Ablauf manuell herunterladen.
Wechseln Sie unverzüglich zum Pro-Tarif, wenn:
- Ihr Team täglich Kundengespräche führt und Mitarbeiter wöchentlich Stunden mit manueller CRM-Pflege und Notizenerstellung verlieren.
- Das 10-Minuten-Limit der KI dazu führt, dass Beschlüsse, Preise und Aufgaben verloren gehen.
- Vertriebsdaten nach Standards wie BANT oder MEDDPIC strukturiert erfasst werden müssen.
- Sie nicht 90 Minuten auf das Entpacken älterer Videos warten können oder eine dauerhafte Wissensbasis für Kunden benötigen.
Quellen
- What are the limits of the Free plan? | tl;dv Help Center and Support
- What is tl;dv's pricing? | tl;dv Help Center and Support
- Which team members do I pay for? | tl;dv Help Center and Support
- Organization vs Team - What's the difference | tl;dv Help Center and Support
- AI Meeting Notes | tl;dv Help Center and Support
- Team workflows and integrations | tl;dv Help Center and Support
- Team templates | tl;dv Help Center and Support
- Billing | tl;dv Help Center and Support
- Integrations | tl;dv Help Center and Support