管理員如何在 Grammarly Business 中設定與管理企業風格指南與品牌語氣

對於跨分散式團隊營運的組織而言，維持一致的術語、合規的用語以及統一的品牌語氣是一項長期的營運挑戰。Grammarly Business 透過提供管理控制功能解決了此痛點，將靜態的編輯指南轉化為日常應用程式（如 Google Docs、Microsoft Office、Slack 以及各類 Web 瀏覽器）中的即時行內寫作輔助。管理員無需依賴靜態風格手冊或定期的培訓課程，即可在 Grammarly Business 管理控制台中配置兩個互補的引擎：風格規則集（Style Rule Sets / Style Guides），用於規範詞彙、產品名稱、首字母縮略字和格式細節；以及品牌語氣（Brand Tones），用於把控情感共鳴、情緒傾向與溝通風格。透過建構精細的規則、定義具針對性的語氣設定檔、將其指派給相應的部門群組，並透過集中式分析資訊看板監控採納情況，管理員能夠確保每一次對內與對外的溝通都切實符合公司的標準。

架構差異：風格規則集 vs. 品牌語氣

為了有效配置 Grammarly Business，管理員必須理解風格規則集與品牌語氣各自不同的營運角色。雖然這兩項功能都用於塑造書面溝通，但它們運作在不同的語言層面上，並承擔著不同的治理職能。

協同部署這兩套系統可以建立起全方位的內容治理框架：風格規則集確保精準與合規，而品牌語氣則建立良好的溝通氛圍與文化一致性。

設定公司風格指南（風格規則集）

風格規則集允許管理員建立一個自動化的全組織詞彙庫。在 Grammarly Business 中，一個組織最多可建立 50 個獨立的規則集，使核心品牌團隊在維護全域公司字典的同時，能夠向特定部門委派專門的規則集。

1. 存取管理控制台並建立規則集

管理員與客戶經理在 Grammarly Business 管理控制台中開始設定：

1. 登入 Grammarly Business 管理控制台：Grammarly Business。
2. 在左側導覽選單中，按一下 Writing（寫作）標籤頁，並選取 Style Rule Sets（風格規則集，或依您的方案層級顯示為 Style Guides）。
3. 按一下右上角的 Create rule set（建立規則集）。
4. 為規則集輸入具描述性的名稱（例如 Global Corporate Terminology、Legal & Compliance Guidelines 或 Product Marketing Naming）。
5. 選擇指派範圍：將規則集套用至全組織的 All members（所有成員），或限制給 Specific groups（特定群組）。
6. 按一下 Save（儲存）以初始化該容器。

2. 定義個別風格規則

規則集建立完成後，管理員可以向其中新增具體規則。每條規則都會針對團隊成員輸入的文字進行即時評估。

1. 開啟目標規則集，按一下右上角的 Add rule（新增規則）。
2. 配置核心參數：
   • Original text（原文文字）： 輸入應被標記的確切單字、首字母縮略字或片語（例如 on premise、black list 或 client advisor）。
   • Rule text（規則替換文字）： 指定建議的替代詞（例如 on-premises、blocklist 或 Customer Success Manager）。若目標僅是提醒作者而無需建議自動替換，此欄位可留空。
   • Explanation / Rationale（解釋 / 理由）： 提供簡明扼要的背景說明，解釋為何需要進行此項變更。例如："Our legal and product naming conventions deprecate 'on premise' in favor of the hyphenated 'on-premises'."
3. 配置進階參數：
   • Context keywords（上下文關鍵字）： 為避免多義詞產生誤報，可輸入上下文觸發字詞。僅當被標記的字詞出現在同時包含指定上下文關鍵字之一的句子中時，該規則才會觸發。
   • Formatting and Case Sensitivity（格式與大小寫相符）： 指定是否必須嚴格區分大小寫（例如確保 JavaScript 不會被寫成 Javascript 或 javascript），或針對特定風格化品牌術語，要求即使在句首也必須小寫。
   • Related Materials / Links（相關資料 / 連結）： 新增指向內部文件頁面、知識庫或公開資源（例如內部 Notion wiki、Confluence 頁面或 Grammarly Support）的直接 URL。此連結將作為可點擊的參考資料顯示在建議資訊卡中。
4. 按一下 Save rule（儲存規則），使其立即對所有已指派的使用者生效。

3. 透過 CSV 大量匯入風格規則

當從現有的編輯風格指南進行遷移，或需要標準化大量技術詞彙表時，逐筆輸入規則效率較低。Grammarly Business 提供了大量 CSV 匯入工作流程：

1. 在目標風格規則集中，按一下頁面頂端的 Import list（匯入清單）。
2. 按一下 Download CSV（下載 CSV）取得標準化試算表範本。
3. 開啟 CSV 範本並填寫必填與選填欄位：
   • Original text（必填）：需要偵測的詞項或片語。
   • Rule text（選填）：建議的替換詞。
   • Description（選填）：顯示在建議資訊卡上的解釋說明。
   • Link（選填）：外部或內部參考 URL。
   • Context keywords（選填）：以逗號分隔的觸發關鍵字。
4. 將填寫完畢的試算表另存為標準 .csv 檔案。
5. 在 Grammarly 控制台中，按一下 Choose file（選擇檔案），選取您的 CSV 檔案，然後按一下 Import rules（匯入規則）。
6. 檢視匯入摘要。Grammarly 會在正式提交規則之前標記重複項目或格式語法錯誤。

4. 將規則集限定至部門使用者群組

並非所有規則都同等地適用於每位員工。例如，技術文件團隊可能需要嚴格遵守 API 術語規範，而這若強制套用到撰寫推廣郵件的業務代表身上，則會產生不必要的阻礙。

管理員可以使用 Grammarly Business 群組對規則進行劃分：

• 全組織通用規則（Organization-Wide Rules）： 涵蓋品牌商標、核心產品名稱、包容性語言政策以及法律免責聲明。
• 工程與產品規則（Engineering & Product Rules）： 強制執行語法慣例、技術命名與開發者文件標準。
• 支援與客戶成功規則（Support & Success Rules）： 標準化工單術語、SLA 說明與客戶呈報處理用語。
• 業務與行銷規則（Sales & Marketing Rules）： 統整簡報簡報（pitch decks）、行銷活動術語以及競品比較命名規範。

如需調整指派範圍，可開啟任意風格規則集，進入其 Settings（設定）標籤頁，在指派給所有使用者與選取特定同步身分群組（例如透過 SCIM 或 Okta 同步的群組）之間進行切換。

設定品牌語氣與語氣設定檔

風格規則管理的是明確的用詞規範，而品牌語氣管理的則是書面訊息的情感傳達與人際溝通細微差異。Grammarly 的語氣偵測器（Tone Detector）利用自然語言處理技術分析選詞、標點和句型，將文字劃分為 40 多種語氣屬性。

1. 啟動品牌語氣設定

管理員透過專屬的語氣管理介面配置品牌聲調：

1. 在 Grammarly Business 管理控制台中，導覽至 Writing（寫作）標籤頁。
2. 選取 Brand tones（品牌語氣）。
3. 若為首次設定，按一下 Set up tone profile（設定語氣設定檔）。
4. 管理員可以在兩種設定工作流程之間進行選擇：
   • 引導式設定精靈（Guided Setup Wizard）： Grammarly 會提出一系列關於企業價值觀、品牌個性及目標受眾期望的問題（例如在「親切友善 vs. 權威專業」或「輕鬆休閒 vs. 正式嚴謹」之間進行抉擇）。隨後系統將產生建議的語氣設定檔。
   • 手動設定（Manual Configuration）： 管理員跳過精靈，直接選取語氣群組並從頭自訂各項參數。

2. 劃分符合品牌與偏離品牌的語氣

在語氣設定檔中，管理員明確將語氣特徵劃分為兩個截然不同的營運類別：

• 符合品牌語氣（On-Brand Tones，鼓勵使用）： 體現公司特質且在達成時應予以強調的語氣。常見範例包括：
  • Confident（自信）： 展現專業能力、清晰度與權威感。
  • Empathetic（同理心）： 展現理解、耐心與積極傾聽。
  • Friendly & Approachable（親切友善）： 營造溫度與親和力，同時不失專業素養。
  • Direct（直接了當）： 提供清晰、具可行性的指示，無冗餘內容。
• 偏離品牌語氣（Off-Brand Tones，不建議使用）： 損害客戶關係、內部士氣或品牌形象的語氣。常見範例包括：
  • Aggressive / Demanding（咄咄逼人 / 苛求）： 過於生硬或具對抗性的措辭。
  • Passive-Aggressive（被動攻擊）： 含糊不清或帶有隱性不滿的言詞。
  • Overly Casual（過於隨意）： 過多的俚語、口語化表達或不適合企業溝通的非正式縮寫。
  • Uncertain / Hesitant（不確定 / 猶豫不決）： 傳達不必要疑慮或缺乏擔當的措辭。

若要對某種語氣進行分類，可在設定檔儀表板右上角按一下 Add tones（新增語氣），瀏覽語氣庫，並為每個屬性選取 On-brand 或 Off-brand。

3. 新增上下文說明與指引

若作者不明白如何改進，僅將某種語氣標記為偏離品牌可能會使其感到困惑。Grammarly Business 允許管理員為每種語氣附加自訂說明與指導備註：

1. 按一下設定檔中的任意指定語氣。
2. 在 Custom description（自訂說明）欄位中，輸入貼合組織溝通風格的實用指引。
3. 對於諸如 Uncertain 這樣的偏離品牌語氣，指引內容可以編寫為：

   "Avoid phrasing like 'I think maybe we could' or 'I am not entirely sure, but...'. Use definitive, ownership-driven statements such as 'Our recommendation is' or 'Based on our audit, the next step is'."

4. 對於諸如 Empathetic 這樣的符合品牌語氣，指引內容可以編寫為：

   "Acknowledge customer frustration directly before offering solutions. Use phrases that validate their experience while providing a structured path forward."

當語氣偵測器觸發時，這些自訂說明將直接顯示在使用者的 Grammarly 介面中。

4. 為不同部門建立多重設定檔

企業溝通並非千篇一律。緊急客戶呈報處理中所需的語氣，與行銷漏斗頂層的行銷郵件或高階主管財務報告之間存在本質上的差異。

在 Grammarly Business 和 Enterprise 方案中，管理員可以建立多個語氣設定檔：

1. 在 Brand tones（品牌語氣）儀表板上，按一下選項選單（三個垂直點）並選取 Create tone profile（建立語氣設定檔）。
2. 為設定檔指定一個清晰的名稱（例如 Customer Experience & Support、Brand Marketing 或 Executive Communications）。
3. 定制語氣矩陣：
   • 客戶支援設定檔（Customer Support Profile）： 優先考慮 Empathetic、Patient、Helpful 和 Reassuring；嚴格標記 Blunt、Impatient 或 Defensive。
   • 行銷與成長設定檔（Marketing & Growth Profile）： 優先考慮 Engaging、Bold、Optimistic 和 Persuasive；標記 Formal、Dry 或 Bureaucratic。
   • 法務與企業溝通設定檔（Legal & Corporate Communications Profile）： 優先考慮 Objective、Precise 和 Formal；標記 Speculative 或 Casual。
4. 將每個設定檔對應至其相應的團隊群組，或指定 URL/網域套用規則。

最終使用者體驗與即時工作流程整合

Grammarly Business 的核心優勢在於治理規則直接運作在員工的日常工作流程之中，而非孤立在脫節的入口系統中。

行內視覺提示：灰色底線與語氣徽章

當員工在支援的應用程式（包括 Google Docs、Microsoft Word、Outlook、Slack、Salesforce 及各類 Web 表單）中撰寫文字時：

• 風格規則偵測： 當員工輸入受風格規則管制的單字或片語時，Grammarly 會使用獨特的灰色底線醒目提示該文字，藉此將組織規則與標準的紅色（拼字）及藍色（文法/清晰度）建議區分開來。
• 語氣偵測： 隨著文字長度增加（通常超過 30 至 50 個字），Grammarly 語氣偵測器會對段落進行評估。懸浮小工具或瀏覽器擴充功能列中的表情符號指示器會展示整體的語氣讀數。

互動式回饋資訊卡與參考連結

按一下灰色底線或語氣指示器可開啟互動式建議資訊卡：

• 風格指南資訊卡： 顯示原始詞項、建議替換詞、管理員的自訂說明以及指向公司文件的超連結。作者可直接按一下替換詞瞬間變更文字，或在上下文確需特例時按一下 Dismiss（關閉）。
• 品牌語氣資訊卡： 若文字呈現出偏離品牌的語氣，資訊卡會向作者發出提示（例如 "This sounds somewhat accusatory"），顯示公司自訂的指引，並建議替代句型以將段落調整為符合品牌的基調。

這種即時回饋循環能夠即時幫助員工熟悉企業溝通標準，進而加快入職適應過程並減少人工審閱工作量。

管理治理、權限與持續最佳化

部署風格規則和品牌語氣需要持續的營運治理，以防止規則疲勞並保持與公司不斷演進的策略重點相契合。

角色型存取控制（RBAC）

Grammarly Business 支援明確的管理角色，以平衡集中控管與部門靈活性：

• 管理員（Admins）： 對使用者佈建、安全設定、訂閱管理以及全域寫作設定（所有風格規則集與語氣設定檔）擁有完整權限。
• 客戶經理（Account Managers）： 擁有在全組織範圍內建立、編輯和指派風格規則集與語氣設定檔的營運權限，但無法存取帳單或安全設定。
• 群組經理（Group Managers）： 可被授予委派權限，專門為其指定的所屬使用者群組建立和管理風格規則及語氣設定檔（例如由工程群組經理負責監管開發者風格指南）。
• 自訂角色（Custom Roles，企業版）： 允許組織配置客製化權限組合，例如僅向品牌經理授予編輯工具的存取權限，而不賦予其使用者管理權限。

追蹤採納度與效能指標

管理員不應將風格指南視為一次性設定的靜態配置。管理控制台中的 Analytics（分析）模組提供了關鍵的遙測資料：

• 規則檢視與展示次數（Rule Views and Impressions）： 衡量特定風格規則在全組織內被觸發的頻率。
• 接受率（Acceptance Rate）： 員工接受建議的百分比。較高的接受率（70%–80% 以上）表示規則清晰、實用且針對性強。
• 忽略率（Dismissal Rate）： 識別經常被作者拒絕的規則。較高的忽略率通常意味著規則含義模糊、因缺少上下文關鍵字而頻繁誤觸發，或存在需要重新檢視政策的使用者分歧。
• 語氣契合度趨勢（Tone Alignment Trends）： 按月度或季度追蹤符合指定品牌語氣設定檔的內部與外部溝通所佔的比例。

長期規則維護的最佳實踐

為了最大化組織效益並最大限度減少使用者阻力，管理員應遵循經過驗證的營運實踐：

1. 從高頻、低爭議的規則切入： 在引入主觀風格偏好之前，先從通用慣例開始部署——例如官方公司大小寫、產品更名以及禁用首字母縮略字。
2. 積極利用上下文關鍵字： 避免無條件標記常見多義詞。新增 2 到 3 個上下文關鍵字可確保規則僅在相關情境下觸發，大幅減少誤報與員工困擾。
3. 始終解釋背後的「原因」： 絕不要配置僅機械替換文字而沒有任何解釋的規則。提供理由並連結到來源文件，能夠將消極遵從轉化為積極的學習過程。
4. 開展季度規則稽核： 每季審查被忽略最多的前 10 條規則。優化其上下文關鍵字、更新指導說明，或淘汰因公司用語變遷而已過時的規則。
5. 與跨職能利害關係人保持協同： 在 IT 管理員、企業傳播、產品行銷與客戶成功負責人之間建立定期溝通機制，確保風格指南與品牌語氣設定檔能夠體現統一的業務目標。

Sources

• Grammarly Business
• Grammarly Support