在企業內部全面導入 AI 會議助理 Fireflies.ai 時，最嚴重的資訊安全與合規風險通常不是外部駭客入侵，而是員工因預設自動化功能導致的「無意錄音」：員工在綁定個人 Google Calendar 或 Microsoft Outlook 行事曆後，未主動調整預設自動入會設定，導致 AI 助理 Fred（fred@fireflies.ai）自動加入高層戰略會議、季度薪酬績效面談、董事會閉門決策或受嚴格保密協議（NDA）約束的外部併購談判。會議結束後，過於寬鬆的預設共享權限更透過自動郵件將敏感摘要發送給全體受邀者，引發核心商業機密與個人隱私外洩。
要徹底解決此問題，不能單純仰賴員工在開會時的「自主警覺」，而必須由企業 IT 管理員與合規主管在組織架構層面建立多層縱深防禦機制。Fireflies.ai 提供了四層防護體系：全域工作區入會基準、行事曆排除黑名單（Restriction Rules）、企業級規則引擎（Rules Engine）的存取權限分級與自動保存週期，以及視訊會議平台端的主持人防護。
本文將詳細指導企業 IT 管理員如何進行系統化設定，將敏感內部會議徹底阻絕於 AI 錄音範圍之外。
1. 鎖定企業全域工作區自動入會基準（Team Settings）
錄音機器人頻繁誤入敏感會議的根本成因，在於工作區預設採用「允許團隊成員自行決定」的原則。員工為了操作便利，往往直接選擇「有會議連結即自動加入」，導致機器人無差別跟進行事曆上的所有行程。
管理員必須在團隊層級收回個別設定彈性，建立強制性的入會基準：
- 使用管理員帳號登入 Fireflies Web 應用程式。
- 在左側主導覽選單中點擊 Settings。
- 在頁面頂端切換至 Team 標籤頁。
- 在左側面板選擇 Recording & Privacy。
- 在 Recording 區塊中找到 Auto-record meetings（自動錄製會議）下拉選單。
Fireflies 在團隊層級提供六種控管模式：
| 入會原則選項 | 運作機制 | 建議適用情境 | 資安風險評估 |
|---|---|---|---|
| Allow teammates to choose | 允許團隊成員在個人設定中自行決定是否自動錄音 | 小規模初期概念驗證、高度互信的極小團隊 | 資料失控風險極高；極易導致機密會議被誤錄 |
| Record all calendar events with a meeting link | 只要行事曆包含視訊會議連結即全面入會 | 高度自動化且通話完全公開的業務拓展團隊 | 嚴禁於企業全面部署；必然誤錄內部機密溝通 |
| Record only meetings we host | 僅當本組織成員為主辦人時才入會錄製 | 企業一般日常基準；可阻擋外部廠商會議的盲目錄製 | 中度風險；內部成員主持的高層會議仍會被錄音 |
| Record meetings with our participants | 錄製包含本工作區內部團隊成員的會議 | 內部跨部門溝通與專案追蹤 | 對人事、法務、財務與高階主管存在極高外洩風險 |
| Record meetings with external participants | 自動錄製包含外部人員的通話，純內部會議完全不入會 | 業務簡報、客戶成功、採購合約談判等前線單位 | 兼顧商務效率與內部保密的推薦企業基準 |
| Only when invited | 完全關閉自動入會，僅在行事曆手動加入 Fred 郵件時才入會 | 董事會成員、高階主管、法務與人力資源等敏感角色 | 零外洩風險；實現零信任原則的完全手動錄音 |
針對大中型企業部署，建議將組織全域基準統一設定為 Record meetings with external participants（僅錄製外部會議），對純內部溝通預設停用機器人；而針對高階主管、法務與人事部門，則應透過群組設定強制鎖定為 Only when invited（僅手動邀請）。
2. 部署行事曆日程排除黑名單（Restriction Rules）
即使部分業務單位需要保留一定的自動化彈性，管理員與員工仍可透過設定 Restriction Rules（限制排除規則）築起第二道防線。在 Fireflies 的系統邏輯中：限制排除規則的優先權絕對高於全域自動入會設定。只要會議符合排除規則中的關鍵字或郵件網域，不論全域自動錄音如何設定，機器人皆會自動略過該場會議。
會議標題關鍵字排除名單
透過過濾行事曆會議名稱中的特徵詞，自動阻斷機器人進入：
- 前往 Settings -> Recording & Privacy -> 向下滾動至 Recording Rules 區塊。
- 點擊 + Restriction Rules 開啟設定視窗。
- 在 Title keywords 欄位中輸入需排除的關鍵字（不區分大小寫），每輸入一個後按下 Enter 鍵：
1:1與1-on-1（雙向一對一面談）Confidential（機密會議）Performance Review（績效評核）Compensation與Salary（薪酬討論）Executive Committee與Board（高階主管與董事會）M&A與Acquisition（投資併購會議）Legal Counsel與Privileged（法務諮詢與特權資訊）Disciplinary（紀律處分會議）
- 點擊 Save。Fireflies 同步行事曆時，只要會議標題包含上述詞彙，即會自動跳過。
參與者郵件與網域黑名單
單靠標題關鍵字可能有遺漏風險，因此應搭配參與者名單進行雙重防護：
- 在 + Restriction Rules 視窗的 Email id or domains 欄位中輸入特定信箱或網域。
- 加入內部機密信箱別名，例如
hr-private@company.com、payroll@company.com。 - 加入外部常年法律顧問信箱、會計師事務所網域，或處於調查洽談階段的收購對象網域。
- 儲存後，只要行事曆受邀者清單包含這些信箱或網域，Fireflies 機器人絕不會進入該場通話。
3. 收緊會後摘要發送與錄音檔案權限分級
會議錄音外洩的另一個主要破口在於會議結束後的「自動擴散」。Fireflies 將會後處理切分為兩個獨立維度：Email Delivery（郵件摘要寄給誰）與 Privacy Settings（誰能在平台內開啟錄音與逐字稿）。部分管理員誤以為關閉郵件發送便安全無虞，實際上完整錄音檔可能仍在工作區內公開可被檢索。
限制會議摘要郵件自動發送（Recap Email）
預設情況下，Fireflies 可能會將包含重點摘要與完整檢視連結的郵件寄給行事曆上的所有受邀者：
- 前往 Settings -> Team 標籤頁 -> Recording & Privacy。
- 滾動至 Email Notification 區塊。
- 將 Meeting recap email 下拉選單由預設的 Everyone on the invite 修改為：
- Only participants from my Fireflies team：僅發送給行事曆上屬於本工作區的內部團隊成員，杜絕外部來賓直接取得會議紀錄。
- Only me：僅發送給會議主辦人，由主辦人審閱並確認無敏感情資後再手動分享。
- 在 What to include 中，可選擇僅包含待辦事項（Action items）或大綱，隱藏過於詳盡的討論細節，降低郵件被轉發時的洩密風險。
設定工作區錄音存取權限預設層級（Meeting Privacy）
針對保存在 Fireflies Notebook 中的原始音訊與完整文字逐字稿：
- 在 Recording & Privacy 中找到 Privacy & Access -> Meeting privacy。
- 堅決取消預設的 Teammates & Anyone with Link（團隊全員及持有連結者）。
- 依據企業資安政策選取最適公開層級：
- Only Owner（僅所有者）：最高防護等級。僅有啟動錄音的主辦人能檢視逐字稿、錄音檔與 AI 摘要。人資業務夥伴、法務顧問與高階主管群組必須設定為此層級。
- Participants（僅參與者）：僅限實際受邀且名列行事曆名單的與會者存取。未受邀的工作區其他同仁無法搜尋或閱覽此會議內容。
- Teammates（團隊成員）：工作區內全員皆可查閱。僅建議用於公開的技術分享或跨部門專案同步。
- Teammates & Anyone with Link：產生公開分享網址，任何取得連結者皆可瀏覽。管理員應在企業內部全面禁用此選項。
- 儲存時系統會詢問是否套用至歷史會議（Apply to past meetings hosted by you），建議要求員工一鍵同步修正過往會議，消除過去遺留的存取漏洞。
4. 善用 Enterprise 規則引擎（Rules Engine）實現自動化管控與保存
針對採用 Enterprise 方案的企業，IT 管理員可運用 Rules Engine（規則引擎）建立條件式自動化治理策略，不再受制於員工個人是否落實規範。
自動分類流轉與隱私強制覆蓋
管理員可根據會議中繼資料，自動為敏感對話加鎖：
- 前往 Settings -> Team 標籤頁 -> 點擊左側 Rules。
- 點擊右上角 Create Rule，並為規則命名（例如
內部高階會議自動隔離）。 - 使用布林邏輯配置觸發條件：
- 條件 1（Meeting Type）：選擇
Meeting Type Equals Internal（僅限內部會議）。 - 條件 2（Host / Participants）：設定
Meeting Host Is any of [高管群組, 人資群組]或Meeting Participants Is any of [法務團隊]。 - 條件 3（Meeting Title）：可搭配
OR邏輯，比對標題包含Review、Budget、Strategy的通話。
- 條件 1（Meeting Type）：選擇
- 設定對應的自動執行動作（Action）：
- Enforce Meeting Privacy：強制設定為
Only Owner或Participants，直接覆蓋個別員工設定的寬鬆權限。 - Auto-route to Channels：將會議自動歸檔至指定的 Private Channel（私密頻道），僅限特定合格授權人員檢閱。
- Enforce Meeting Privacy：強制設定為
- 使用 Test Rule 功能以最近 10 場實際會議進行模擬測試，確認條件判斷準確無誤後正式儲存啟用。
設定自動化資料保存與定時銷毀週期（Auto-Delete）
無限期儲存會議錄音檔，不僅耗費雲端空間，在面臨法律調查取證（eDiscovery）或資安稽核時更是一大隱患。Rules Engine 提供了自動化銷毀機制：
- 在規則動作中勾選 Auto-Delete Meetings。
- 選取預設的保存週期：24 hours、7 days、14 days、30 days，或選擇 Custom 自訂保存天數/小時。
- 對於徵才初審面試、內部例行性非核心溝通等通話，可設定 30 天自動徹底清除。保存期滿後，Fireflies 將永久刪除原始音訊、錄影及文字逐字稿，落實個資法規的資料最小化原則。
對於醫療（HIPAA）或受高度監管產業，Enterprise 方案可簽署商業合作協議（BAA），並啟用 Private Storage（專屬獨立 AWS S3 儲存貯體，支援美歐地區資料在地化），同時享受第三方大型語言模型供應商零資料保留（Zero-Day Retention）保障。
5. 視訊會議平台端防禦與緊急驅逐措施
除了 Fireflies 系統內部的權限設定，IT 部門也必須強化視訊會議平台（Zoom、Microsoft Teams、Google Meet）的安全配置，建構實體連線端的最後一道關卡。
核心認知：「受邀入會」並不等於「開始錄音」
Fireflies 機器人受到視訊會議架構的底層限制：即使日曆系統自動指派機器人前往會場，只要它被擋在等候室（Waiting Room），就完全無法錄製任何音訊。
- 強制全域開啟等候室：管理員應在 Zoom、Teams 或 Google Meet 的租戶管理後台，將等候室設定為內部會議的預設強制功能。
- 培訓會議主持人的准入審查意識：提醒主管與機密會議主持人，於閉門會議期間注意等候室名單。若發現
Fireflies Notetaker或未獲准的虛擬助理，直接點擊拒絕准入（Deny）或置之不理，機器人即無法取得任何對話內容。
Zoom 租戶層級網域全面封鎖
針對絕對嚴禁任何 AI 錄音工具進入的核心機密單位，管理員可在 Zoom 後台直接配置網域阻擋：
- 登入 Zoom Web 管理後台。
- 前往 Account Management -> Account Settings -> Security。
- 啟用並設定 Block users in specific domains from joining meetings（封鎖特定網域使用者加入會議）。
- 將
fireflies.ai加入封鎖清單。 - 此設定會在 Zoom 通訊閘道端直接阻斷所有來自 Fireflies 的入會請求，完全不受行事曆設定影響。
會議進行中緊急驅逐指令
若與會者在開會過程中不慎允許機器人進入，主持人或與會者可在數秒內執行以下緊急驅離操作：
- 聊天室快捷文字指令：在會議公開文字聊天室中直接輸入
/ff leave並發送，機器人收到指令後會立刻主動掛斷並離開會議。 - 與會者清單踢除：主持人在視訊軟體的與會者名單中，點選
Fireflies Notetaker旁邊的選單（...）並選擇 Remove（移出會議）。若在入會前 3 分鐘內將其移出，系統通常不會生成任何逐字稿或錄音檔。 - Fireflies 儀表板即時中止：會議主辦人可開啟 Fireflies 網站首頁，在頂端的 Live Meeting 即時狀態列中點擊紅色的 Stop 圖示以強制中斷擷取。
IT 管理員實施檢核清單
企業 IT 團隊在推動 Fireflies.ai 資安合規時，建議依照下列步驟逐步落實：
- 確立團隊自動化基準：在 Team Settings -> Recording & Privacy 中將自動錄製設為
Record meetings with external participants或Only when invited。 - 限縮摘要發送對象：將 Meeting recap email 預設收件者收緊為
Only participants from my Fireflies team或Only me。 - 提高預設隱私層級：將工作區 Meeting privacy 從公開連結修改為
Only Owner或Participants。 - 建立關鍵字與網域黑名單：在 Restriction Rules 中加入
1:1、Confidential、Board、Salary等敏感詞及內部特定信箱。 - 啟動 Enterprise 規則引擎：在 Rules Engine 中設定高階主管與人資會議的自動私密隔離，並設定 30 天自動銷毀排程。
- 鞏固視訊軟體防線：預設啟用等候室功能，並向全員宣導
/ff leave聊天室驅離指令。
透過工作區全域原則、行事曆黑名單前置防禦與自動化生命週期銷毀的整合應用，企業既能充分享受 AI 會議助理帶來的溝通效率，也能確保核心商業智慧與機密對話安全無虞。
參考資料
- Why Is Fireflies Joining or Skipping My Meetings? Fix Auto-Join Settings | Fireflies Knowledge Base
- How to Use Recording Rules to Make Fireflies Record or Skip Specific Meetings | Fireflies Knowledge Base
- How to Control Autojoin and Email Settings for Teammates | Fireflies Knowledge Base
- How to control who gets meeting recaps (Email Settings) and who can view them on Fireflies (Privacy Settings) | Fireflies Knowledge Base
- Fireflies Rules Engine: Automatically route, share, and control meeting visibility | Fireflies Knowledge Base
- Learn About Post-Meeting Admin Controls for Team Meetings | Fireflies Knowledge Base
- How Fireflies.ai keeps your information safe | Fireflies Knowledge Base
- Fireflies Trust Center
- Privacy Policy | Fireflies.ai