專案經理（PM）在團隊會議中最需要的不是冗長的會議速記，而是權責明確的執行清單與可追溯的關鍵決策。預設的通用 AI 會議摘要往往會將 45 分鐘的架構討論或迭代排期濃縮成幾句空泛的「團隊討論了資料庫遷移方案」。這種摘要既缺乏明確負責人，也沒有具體交付期限，最後往往成為專案經理的額外負擔：耗費大量時間重新翻閱逐字稿，確認具體分工，再手動轉錄為 Jira 或 Linear 的任務工單。
Tactiq 的核心價值在於：它讓專案經理將 AI 從「被動摘要工具」轉變為「結構化提煉引擎」。透過在 Google Meet、Zoom 與 Microsoft Teams 中運行輕量、免 Bot 接入的即時轉錄，並結合自訂 AI 提示詞（Custom AI Prompts），專案經理能夠建立標準化的資料擷取規範——將具備約束力的決策與開放式討論清楚分離，規範輸出包含負責人與交付時限的待辦表格，並透過自動化工作流程直接同步至專案管理系統。
本文將完整說明專案經理如何設定與運用 Tactiq 自訂提示詞，將團隊會議高效率轉化為可靠的專案成果。
1. 設定個人上下文，建立專案交付準則
在撰寫具體提示詞前，建議先在 Tactiq 中設定全域的專案管理偏好。前往 Account & Settings > Settings > AI 分頁，找到 Your Personal Context for AI Prompts（用於 AI 提示詞的個人上下文）欄位。
通用大語言模型預設偏向隨性、對話式的語氣。透過在此處定義專案經理的身份與交付要求，後續執行的所有提示詞都會預設遵循一致的專案管理標準，無須在每個提示詞中重複輸入冗長的前置設定。
適合專案經理的個人上下文範例如下：
"我是負責敏捷 Scrum 流程的資深技術專案經理。在解析會議逐字稿時，請優先確保清晰度、權責歸屬與可追溯性。嚴格區分已達成共識的最終決策與尚在發散探討的意見。輸出風格應保持簡明專業，便於直接複製至 Jira、Linear 或團隊協作文件中。嚴禁虛構未提及的截止日期或執行人；若某項任務未明確指定負責人或時間，必須明確標註為 [未分配] 或 [待定]。"
儲存後，Tactiq 在執行提取時便能更精準地識別語境中的客套話、假設性構想與正式承諾，避免將隨口提及的想法誤錄為專案待辦。
2. 區分決策與待辦：針對性設計結構化提示詞
會議記錄最常見的盲點是將「決策」與「待辦行動」混為一談。「決策」代表團隊達成一致的策略方向或技術共識；「行動項」則是落實決策的具體工作任務。兩者混淆往往導致團隊只知任務不知背景，或只知方向無人跟進。
在 Tactiq 的 Ask Tactiq AI 視窗或 AI Tools > Prompts 頁面中，專案經理應針對不同目標採用獨立的提示詞範本。
決策提煉提示詞範本
有效的決策記錄必須附帶上下文：達成了什麼共識、決策理由為何、排除了哪些備選方案、存在哪些限制條件。
請分析這份會議逐字稿，提取所有已達成共識的正式決策。
排除尚在討論階段的提議、已被明確否決的方案以及懸而未決的話題。
針對每項決策，請按以下結構輸出：
- **決策內容**：[清晰、無歧義的最終選擇]
- **決策背景與權衡**：[選擇該方案的核心原因，以及被放棄的備選方案]
- **關鍵決策人/確認方**：[提出或最終確認的關鍵利害關係人姓名]
- **影響範圍與約束**：[涉及的服務模組、時程影響或技術限制]
- **逐字稿時間戳記**：[達成該決策共識的具體時間點]
若會議中未形成任何正式結論，請直接輸出：「本次會議未達成具約束力的正式決策。」
待辦清單矩陣提示詞範本
對於行動事項，專案經理需要結構清晰的格式，以便快速轉化為工單。Markdown 表格是最佳選擇。
請將本次會議中達成的所有行動承諾整理為 Markdown 表格，包含以下欄位：
| 任務 / 行動項 | 負責人 | 目標截止時間 / Sprint | 前置依賴 / 阻塞項 | 時間戳記 |
提取規則：
1. 僅收錄與會人員明確認領、接受指派或確認交付的任務。
2. 若某項任務被提出但未確認負責人，負責人欄位必須明確標註為「**[未分配 - 需跟進]**」。
3. 若討論中未提及具體的交付日期，目標截止時間欄位標註為「**[未指明]**」。
4. 記錄所有明確提及的技術介面、資源依賴或跨團隊阻塞點。
5. 務必附上逐字稿的精準時間戳記，以便後續核實查證。
3. 按敏捷會議類型建立提示詞組（Meeting Kits）
在產品交付週期中，專案經理會主持多種性質各異的例會：每日站立會議、迭代計畫會議、架構審查會議、待辦梳理會議及利害關係人報告會議。單一通用提示詞無法兼顧所有會議場景。
Tactiq 提供了 Prompt Groups（提示詞組，先前稱為 AI Meeting Kits 或 AI Kits）功能。在側邊選單進入 AI Tools > Prompts，點選 New group，即可依據不同會議類型分類打包專屬提示詞：
迭代規劃組（Sprint Planning Kit）
- 提示詞 1：範疇納入與延後清單：梳理本次迭代承諾完成的 User Story，以及決定順延至後續版本的需求。
- 提示詞 2：依賴與技術風險圖譜：提取在工作量估算過程中各團隊提及的 API 就緒狀態、環境瓶頸及第三方依賴。
- 提示詞 3：迭代任務分配明細：產出附帶點數預估與負責人的待辦工作清單。
利害關係人與管理層匯報組（Steering Kit）
- 提示詞 1：高階主管 3 點速覽：過濾底層技術細節，提煉出可直接向管理層同步的核心進度與關鍵里程碑狀態。
- 提示詞 2：範疇變更與簽核記錄：精確記錄客戶或利害關係人對需求變更、預算調整或交付期調整的確認。
- 提示詞 3：會後同步訊息草稿：自動擬定語氣得體的追蹤信件或專案頻道公告。
專案治理必備的進階設定
在提示詞組中新增提示詞時，有兩項設定對專案經理極為關鍵：
- 引用逐字稿時間戳記（Cite transcript timestamps）：啟用後，AI 在提煉的每項重點後都會附上時間戳記超連結。當工程師詢問「我何時承諾過週四前完成模組重構？」時，點擊時間戳記即可直接跳轉至原始發言片段。
- 要求額外輸入（Require additional input）：啟用後，每次執行提示詞前系統會提示輸入補充背景。例如，在執行需求梳理提示詞前，讓專案經理輸入當前迭代目標（Sprint Goal），AI 便會緊扣該目標來篩選核心重點。
4. 會議進行中的即時協作與輔助
Tactiq 以 Chrome 瀏覽器擴充功能形式運行於 Google Meet、Zoom 與 Teams 介面中，無須邀請任何虛擬機器人加入通話。這種免 Bot 機制不僅保障企業資訊安全，也避免了外部帳號帶來的打擾。
在長達一至兩小時的重大專案會議中，專案經理無須等到散會後才開始整理：
- 會中即時查詢：開啟側邊懸浮視窗，在 Ask Tactiq AI 中直接提問：「過去 15 分鐘內團隊達成了哪些共識？」或「前端團隊剛才提到了哪些阻塞問題？」，在結束通話前向全員進行口頭確認，確保即時對齊。
- 即時標記（Tags）：在成員發言時，點擊介面標籤或直接鍵入
#decision、#actionitem為重點段落做標記。會後 AI 會重點檢索這些標記，大幅提升提煉精準度。 - 原位螢幕截圖整合：當架構師分享架構圖或產品經理展示原型時，利用擴充功能自帶的截圖功能，即可將圖片一鍵嵌於當前發言對應的時間軸旁，徹底解決會後「文字無法對應畫面」的脫節問題。
5. 結合 AI Workflows 自動化任務交接流程
會議結束後，在瀏覽器分頁之間反覆複製貼上不僅耗時，更容易遺漏細節。Tactiq 的 AI Workflows（自動化工作流程）功能可將提示詞輸出直接與企業協作工具無縫串接。
在 AI Workflows 中，專案經理可預設以下自動化規則：
- 觸發條件：當會議標題包含「Sprint Planning」或「週會」且轉錄處理完成時。
- 第一步（執行提示詞）：自動執行預設的提示詞組（如「決策提煉」與「待辦清單矩陣」）。
- 第二步（資料同步）：
- 將決策與待辦內容自動推播至指定的 Slack 頻道（如
#proj-core-sync）。 - 自動在 Linear 或 Jira 中為每項待辦建立工作卡片草稿。
- 將結構化紀錄自動追加至專案所在的 Notion 頁面、Google Docs 彙整文件或 Confluence 知識庫。
- 將決策與待辦內容自動推播至指定的 Slack 頻道（如
透過自動化流程，會議結束後數分鐘內，團隊即可在習慣的工作看板中查閱最新待辦與決策，徹底消除會後資訊延遲交付的問題。
6. 專案經理的審核與校驗準則
大型語言模型雖然強大，但在處理反諷、修辭性提問或假設性討論時仍可能出現誤判（例如成員感嘆「要是時間充裕，我真想重寫整套模組」，並非一項實際待辦）。
建議專案經理在正式同步前執行 2 分鐘的快速核對：
- 優先檢查 [未分配] 標記：快速巡檢被 AI 標記為缺少負責人的項目，確認後補齊執行人。
- 利用時間戳記驗證高風險決策：涉及架構重大異動或排期調整的決策，點擊時間戳記快速確認原始發言，確認發言人是否具備最終決定權。
- 辨別探討意向與正式承諾：確認探索性提議（「我們或許可以評估某項新技術」）未被錯誤升級為必須執行的剛性任務。
總結與建議
Tactiq 自訂 AI 提示詞能夠將零散的口頭對話轉化為結構嚴謹的專案資產。
建議專案經理落實以下四項核心步驟：
- 在 Personal Context 中明確專案治理標準與權責基準；
- 將 決策 與 待辦清單 分開設計為結構化的 Markdown 範本；
- 依據敏捷儀式建立專屬 Meeting Kits，並開啟時間戳記引用；
- 串接 AI Workflows，實現任務向 Slack、Jira 和 Notion 的即時流轉。
透過這套標準化架構，團隊不僅能卸下繁瑣的手工記錄負擔，更為專案全生命週期留下權責明確、隨時可溯的高品質交付歷程。