원격 근무 팀은 비디오 화상 회의에서 전략을 논의하고, Notion에서 프로젝트를 실행합니다. 하지만 프로젝트 매니저(PM)와 엔지니어링 리드에게 회의 후속 관리는 늘 번거로운 작업입니다. 회의 중 직접 필기를 하면 핵심 논의에 집중하기 어렵고, 회의가 끝난 뒤 녹음 파일이나 긴 텍스트 전문을 뒤져가며 약속된 업무를 하나씩 Notion 보드에 복사해 넣는 데 많은 시간이 소모됩니다. 후속 조치가 지연되면 구두로 합의된 중요한 결정 사항들이 쉽게 잊히곤 합니다.
TimeOS(현재 timeless.day 기반의 Timeless로 리브랜딩 및 진화)는 이러한 단절을 해결하는 지능형 회의 자동화 플랫폼입니다. Zoom, Google Meet, Microsoft Teams 회의에 자동으로 참여하거나 데스크톱 오디오를 캡처하여 60개 이상의 언어로 화자 분리 텍스트를 작성하고, 핵심 결정과 실행 과제를 추출하여 Notion 데이터베이스에 자동으로 동기화합니다.
원격 근무 팀과 프로젝트 매니저가 TimeOS를 설정하여 회의록 작성부터 Notion 할 일 자동 등록까지 완료하는 구체적인 방법을 안내합니다.
1. 원격 프로젝트 매니저가 TimeOS와 Notion을 연동해야 하는 이유
분산형 원격 조직에서 비동기 문서는 단일 진실 공급원(Single Source of Truth) 역할을 하지만, 수작업 회의록 작성에는 다음과 같은 문제가 발생합니다.
- 회의 중 몰입도 저하: PM이 스프린트 플래닝이나 회고 미팅에서 속기사 역할에 얽매이면 기술적 쟁점 검토나 리스크 평가에 집중하기 어렵습니다.
- 활용되지 않는 장문의 녹취록: 수십 분의 녹음이나 긴 텍스트는 구조화된 요약이 없으면 팀원들이 다시 열어보지 않는 정보의 무덤이 됩니다.
- 할 일 등록 지연과 누락: "Daniel이 목요일까지 마이그레이션 계획안을 공유한다"와 같은 구두 약속이 즉시 시스템에 등록되지 않으면 전체 스프린트 일정에 차질이 생깁니다.
- 맥락 상실: 단순히 작업 명칭만 Notion 보드에 복사해 두면, 어떤 논의와 배경에서 해당 결정이 내려졌는지 맥락을 파악하기 어렵습니다.
TimeOS는 "대화가 곧 트리거가 되는(Conversation-as-Trigger)" 방식을 채택하여 통화 종료 즉시 구두 약속을 감지하고, 수작업 없이 Notion 작업 공간에 정확한 실행 과제로 전환합니다.
2. 3단계 가이드: TimeOS와 Notion 연동 설정
자동화 파이프라인 구축은 캘린더 연동, 워크스페이스 권한 부여, Notion 데이터베이스 속성 매핑의 세 단계로 진행됩니다.
1단계: 캘린더 및 화상 회의 도구 연결
- 웹 브라우저 또는 데스크톱 앱(macOS 및 Windows 지원)을 통해 TimeOS / Timeless 계정에 로그인합니다.
- 팀에서 사용하는 Google Calendar 또는 Microsoft Outlook Calendar를 연동합니다. TimeOS가 예정된 일정을 파악하고 Zoom, Google Meet, Microsoft Teams 링크가 포함된 회의를 자동으로 인식합니다.
- 노트테이커 봇 참여 옵션을 설정합니다. 모든 캘린더 회의에 자동 참여하도록 설정하거나, 내부 회의만 참여하도록 제한하거나, 데스크톱 앱 단축키로 필요할 때만 캡처하도록 지정할 수 있습니다.
2단계: Notion 워크스페이스 권한 승인
- TimeOS 대시보드에서 Integrations(통합 설정)으로 이동합니다.
- 15개 이상의 기본 연동 도구 목록에서 Notion을 찾아 Connect(연결)를 클릭합니다.
- Notion의 공식 권한 승인 화면으로 이동하면 연동할 워크스페이스를 선택합니다.
- 접근 권한 설정: TimeOS가 접근할 상위 페이지 또는 팀 데이터베이스(예: 엔지니어링 허브, 제품 로드맵, 사내 위키 등)를 선택하고 권한을 승인합니다.
3단계: Notion 대상 데이터베이스 및 속성 구성
깔끔한 데이터 적재를 위해 Notion에 다음 두 가지 데이터베이스를 준비합니다.
- "회의록 데이터베이스"(Meeting Notes Database):
Title(제목): 회의명 및 진행 날짜.Date(날짜): 회의 진행 일시.Attendees(사용자 또는 다중 선택): TimeOS가 식별한 회의 참석자 목록.Tags(선택): 스프린트 계획, 1:1 미팅, 디자인 리뷰, 고객사 싱크 등.Page Content(본문): AI가 자동 생성한 요약문, 결정 사항, 핵심 논의 내용 및 타임스탬프 인용문.
- "업무 및 할 일 데이터베이스"(Tasks / Action Items Database):
Task Name(제목): AI가 추출한 세부 실행 과제.Assignee(사용자): 회의 중 해당 작업을 약속하거나 지정받은 담당자.Due Date(날짜): 구두로 약속된 완료 기한.Status(상태): 기본값을 To Do 또는 Backlog로 설정.Source Meeting(관계형): 해당 작업이 결정된 회의록 페이지로 연결되는 링크.
TimeOS 설정 화면에서 회의 요약과 추출된 할 일 항목을 각각 해당하는 Notion 데이터베이스에 매핑합니다.
3. 원격 근무 환경에서의 일상적인 자동화 흐름
설정을 마치면 이후의 일상 업무는 별도의 수작업 없이 자동으로 처리됩니다.
회의 진행 중: 필기 부담 없는 원활한 소통
팀원들은 평소처럼 화상 회의에 참여합니다. TimeOS는 고정밀 음성 인식 및 화자 분리(Diarization)를 통해 다국어 대화나 전문 기술 용어가 포함된 회의도 화자별로 명확하게 기록합니다. PM은 메모를 적느라 화면을 전환할 필요 없이 회의 진행에만 집중할 수 있습니다.
회의 종료 직후: 지능형 구조화 분석
통화가 종료되면 TimeOS의 AI 모델이 녹취 데이터를 즉시 분석합니다.
- 실행 요약(Executive Summary): 논의된 주요 의제와 기술적 절충안, 확정된 일정을 간결하게 정리합니다.
- 도출된 결정(Decisions Made): 합의된 결과(예: "SSO 개발은 2단계로 연기하고 이번 스프린트는 모바일 온보딩에 집중")를 분리하여 정리합니다.
- 구두 약속 및 할 일(Action Items): 참석자들의 발언 중 실행 과제를 파악하여 담당자, 산출물, 마감 기한을 명확히 정의합니다.
Notion 실시간 동기화
분석이 끝나면 데이터가 Notion으로 자동 전송됩니다.
- Notion 회의록 데이터베이스에 정돈된 서식의 새 페이지가 생성됩니다.
- 추출된 할 일은 팀의 작업 보드에 새 항목으로 추가되거나 회의록 내 체크리스트로 자동 삽입됩니다.
- 팀원들은 Notion을 열어 자신에게 할당된 새 작업을 바로 확인하고 실행할 수 있습니다.
4. 프로젝트 매니저와 원격 팀을 위한 모범 사례
TimeOS와 Notion 연동의 효과를 극대화하기 위해 팀 내에서 다음 협업 방식을 실천하는 것이 좋습니다.
- 할 일의 주어와 기한을 명확히 발언하기: 음성 AI는 주어와 시점에 민감합니다. "Alex가 금요일 정오까지 사용자 인터뷰 분석본을 공유하기로 했습니다"와 같이 구체적으로 발언하면 담당자와 기한 추출의 정확도가 높아집니다.
- Notion 연결된 데이터베이스 뷰(Linked Views) 활용: 회의록 템플릿 안에 작업 데이터베이스의 링크된 뷰를 삽입하고 필터를
관계형 = 현재 페이지로 설정합니다. 이렇게 하면 회의록을 읽으면서 같은 화면에서 즉시 업무 완료 여부를 체크할 수 있습니다. - Notion 데이터베이스 자동화 연동: Notion 자체 자동화 기능을 활용하여 TimeOS가 새 작업을 등록할 때 Slack으로 담당자에게 알림을 보내거나 스프린트 번다운 차트에 즉시 반영하도록 설정합니다.
- 데이터 프라이버시 및 보안 규정 준수: 기업 회의는 민감한 사업 정보를 포함합니다. TimeOS는 SOC 2 Type II 인증을 획득하였으며, 유럽(프랑크푸르트) 데이터 저장소를 제공하고, 동의 기반 캡처 원칙을 준수하며, 고객의 비공개 회의 데이터로 AI 모델을 학습시키지 않습니다.
5. 요금제 안내 및 도입 추천
팀 규모와 필요에 따라 적절한 요금제를 선택할 수 있습니다.
- Free 무료 플랜 ($0/월): 월 5회 AI 회의(각 최대 90분), 60개 이상 언어 회의록 지원, Notion을 포함한 15개 이상의 기본 연동 지원. PM 개인의 파일럿 테스트에 적합합니다.
- Pro 플랜 ($29/월): 회의 횟수 제한 해제, 녹음 및 녹취록의 무제한 클라우드 저장 공간 제공, 지난 모든 회의 기록을 대상으로 질문할 수 있는 AI 전체 검색 챗봇 지원.
- Max / Team 플랜 ($39/월 또는 기업 맞춤형): 전체 API 및 MCP(Model Context Protocol) 서버 접근, 실시간 Webhooks 지원, 공유 팀 워크스페이스, 통합 권한 관리 및 일괄 청구 기능 제공.
회의 후속 행정 업무를 없애고 Notion을 단일 정보 허브로 안정적으로 유지하려는 원격 팀에게 TimeOS는 즉각적인 효율성과 명확한 업무 진행을 보장하는 최적의 솔루션입니다.