Wie IT-Administratoren Microsoft Copilot mit Unternehmensdatenschutz konfigurieren

IT-Administratoren in Unternehmen können Chatdaten in Microsoft Copilot zuverlässig vor Datenabfluss, unberechtigter Speicherung und dem Training von KI-Basismodellen schützen, indem sie den Unternehmensdatenschutz (Enterprise Data Protection, EDP) über die Authentifizierung mit Microsoft Entra ID und zentrale Microsoft 365-Richtlinien erzwingen.

Der Unternehmensdatenschutz (früher als kommerzieller Datenschutz bzw. Commercial Data Protection, CDP bezeichnet) ist ein integriertes Schutzversprechen, das für Organisationen mit berechtigten Microsoft 365-Abonnements ohne zusätzliche Lizenzkosten bereitsteht. Sobald sich Mitarbeiter mit ihrem geschäftlichen Microsoft Entra ID-Konto (früher Azure AD) anmelden, wird EDP automatisch aktiviert. Unter EDP verbleiben eingegebene Prompts und generierte Antworten strikt innerhalb der Microsoft 365-Mandantengrenze (Tenant Boundary) des Unternehmens, werden bei der Übertragung und im Ruhezustand verschlüsselt und dürfen vertraglich sowie technisch nicht zum Trainieren von Basis-Sprachmodellen (LLMs) von OpenAI oder Microsoft verwendet werden.

Dieser Schutz ist jedoch fest an die Benutzeridentität gekoppelt: Greifen Mitarbeiter ohne Anmeldung oder mit einem privaten Microsoft-Konto (MSA) auf Copilot zu, greifen die Bedingungen für Privatnutzer, bei denen Chatverläufe zur Produktverbesserung und Modelloptimierung ausgewertet werden können. IT-Administratoren müssen daher die Entra ID-Authentifizierung verbindlich durchsetzen, Browserrichtlinien verankern, Websuchen steuern und Microsoft Purview-Aufbewahrungsrichtlinien einrichten.

1. Schutzmechanismen des Unternehmensdatenschutzes (EDP)

Je nach Art des verwendeten Benutzerkontos unterliegt Microsoft Copilot grundlegend unterschiedlichen rechtlichen Bedingungen und technischen Architekturen:

Technische Schutzmaßnahmen unter EDP

• Mandantenisolation und Verschlüsselung: Sämtliche Prompts und Antworten werden innerhalb der Microsoft 365-Sicherheitsgrenze verarbeitet. Daten im Transit sind mit TLS 1.2+ geschützt; ruhende Daten werden über BitLocker und Dienstschlüssel isoliert.
• Kein Modelltraining: Microsoft besitzt vertraglich und technisch keinerlei Zugriff, um aus den Prompts, Antworten oder über Microsoft Graph gelesenen Unternehmensdateien KI-Basismodelle zu trainieren.
• Compliance-Speicherung in Exchange: Die geschäftlichen Chat-Interaktionen werden in der Exchange Online-Architektur des jeweiligen Benutzers verwahrt. Dies erlaubt automatische Löschzyklen, gesetzliche Aufbewahrungsfristen (Legal Hold) und forensische Prüfungen.
• Auftragsverarbeitung nach DSGVO: Microsoft agiert als Auftragsverarbeiter gemäß DPA und erfüllt die Vorgaben der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), der ISO/IEC 27018 sowie der EU Data Boundary.

2. Lizenzanforderungen und Voraussetzungen

Der Unternehmensdatenschutz ist in den meisten gängigen Geschäfts- und Bildungsabonnements von Microsoft 365 und Office 365 standardmäßig enthalten:

• Enterprise-Pläne: Microsoft 365 E3, E5, F1, F3; Office 365 E1, E3, E5, F3
• Business-Pläne: Microsoft 365 Business Basic, Business Standard, Business Premium
• Bildungsbereich: Microsoft 365 A3, A5; Office 365 A1, A3, A5 (Lehrkräfte und berechtigte Studierende)
• Teams Standalone und Behörden: Teams Enterprise, Teams Essentials sowie GCC-Umgebungen

Organisationen, die ihren Anwendern die kostenpflichtige Lizenz Microsoft Copilot (ehemals Microsoft 365 Copilot-Add-on) zuweisen, erhalten dieselben EDP-Zusagen, erweitert um semantische Microsoft Graph-Recherchen in internen SharePoint-Websites, E-Mails und Chats.

3. Schritt-für-Schritt-Konfiguration für IT-Administratoren

Um den Datenschutz im gesamten Unternehmen abzusichern, müssen Administratoren vier strategische Schichten einrichten:

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|                           1. Identitäts- und Netzwerkebene                        |
|  - M365-Lizenzen zuweisen -> copilot.cloud.microsoft freigeben -> Tenant-Einschränkungen|
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|                        2. Geräte- und Edge-Browserrichtlinien                     |
|  - Anmeldezwang (BrowserSignin = 2) -> Domänenfilter (RestrictSigninToPattern)    |
|  - Seitenkontext-Zugriff der Seitenleiste (EdgeEntraCopilotPageContext)           |
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                                         |
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|                       3. Copilot Control System und Websuche                      |
|  - Einstellungen im M365 Admin Center -> Richtlinie Allow web search in Copilot   |
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|                     4. Governance und Prüfung mit Microsoft Purview               |
|  - Aufbewahrungsrichtlinien -> Interaktions-Audits -> Data Loss Prevention (DLP)  |
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Schritt 1: Entra ID-Anmeldung erzwingen und Privatkonten sperren

Da EDP nur aktiv ist, wenn ein gültiges Entra ID-Sicherheitstoken vorliegt, muss die IT-Abteilung sicherstellen, dass auf verwalteten Firmengeräten keine privaten Konten verwendet werden.

A. Microsoft Edge-Gruppenrichtlinien (Intune oder GPO) konfigurieren

Verteilen Sie administrative Vorlagen für Microsoft Edge über Intune oder Gruppenrichtlinien:

1. Browser-Anmeldung erzwingen (BrowserSignin):
   • Setzen Sie BrowserSignin auf 2 (Benutzer müssen sich anmelden, um den Browser zu verwenden). Dadurch werden anonyme Sitzungen unterbunden.
2. Zulässige Konten auf Unternehmensdomäne beschränken (RestrictSigninToPattern):
   • Konfigurieren Sie RestrictSigninToPattern mit dem regulären Ausdruck Ihrer Firmendomäne (z. B.: .*@ihreorganisation\.de).
   • Dies verhindert, dass Mitarbeiter Edge-Profile mit privaten Konten wie @outlook.com oder @gmail.com anlegen.
3. Seitenkontext in der Edge-Seitenleiste steuern (EdgeEntraCopilotPageContext):
   • Aktivieren Sie die Richtlinie (Enabled / 1), wenn Copilot geöffnete Intranetseiten oder PDFs zusammenfassen darf; setzen Sie sie auf Disabled (0), um die Übergabe von Bildschirminhalten an Copilot zu blockieren. Wichtig: Seiten, die durch Purview DLP-Richtlinien geschützt sind, sperren den Copilot-Zugriff unabhängig von dieser Einstellung automatisch.

B. Entra ID Mandanteneinschränkungen v2 (Tenant Restrictions v2) aktivieren

Um zu verhindern, dass Firmenrechner im Unternehmensnetzwerk fremde Mandanten oder private Konten ansprechen:

1. Öffnen Sie das Microsoft Entra Admin Center > Externe Identitäten > Mandantenübergreifende Zugriffseinstellungen.
2. Richten Sie die Mandanteneinschränkungen v2 so ein, dass nur die eigene Mandanten-ID für Cloud-Anmeldungen zugelassen wird.

Schritt 2: Netzwerkendpunkte freigeben

Microsoft hat die Dienste rund um Copilot unter der Domäne .cloud.microsoft konsolidiert.

1. Zentrale Endpunkte freischalten: Stellen Sie sicher, dass Unternehmens-Firewalls, Proxys und Secure Web Gateways (SWG) folgende Ziele zulassen:
   • *.cloud.microsoft
   • Primäre Web-Adresse: https://copilot.cloud.microsoft
2. Selektive IP- oder URL-Blockaden im Netzwerk vermeiden: Microsoft rät ausdrücklich davon ab, Teildienste von Copilot auf Netzwerkebene per Paket- oder IP-Filterung zu blockieren. Da Copilot fest mit Teams, Outlook und Web-Apps verzahnt ist, führen Netzwerkblockaden häufig zu Abstürzen der Kernanwendungen. Nutzen Sie stattdessen administrative Schalter in Microsoft 365.

Schritt 3: Bing-Websuche steuern und Suchanfragen anonymisieren

Standardmäßig nutzt Microsoft Copilot Chat eine Websuche über Bing, um aktuelle Ereignisse und öffentlich zugängliche Daten einzubeziehen.

Funktionsweise der Abfrage-Anonymisierung

Wird eine externe Suche ausgelöst:

• Generiert Copilot aus dem Prompt des Benutzers eine kurze Suchanfrage aus wenigen Schlagwörtern.
• Benutzername (UPN), Mandanten-ID und Firmenname werden vollständig aus der Anfrage entfernt.
• Interne Dokumente, E-Mails oder Anhänge werden niemals an Bing übertragen.
• Die Verbindung zu Bing erfolgt über HTTPS; Microsoft garantiert vertraglich, dass diese Anfragen nicht mit Werbetreibenden geteilt und nicht für das Modelltraining genutzt werden.

Vollständige Deaktivierung der Websuche (Optional)

Für Branchen mit strengen Geheimhaltungsvorschriften (z. B. Forschung oder Bankwesen):

1. Rufen Sie das Microsoft 365 Apps Admin Center (config.office.com) auf und wechseln Sie zu Cloud-Richtlinie (Cloud Policy).
2. Erstellen oder bearbeiten Sie eine Richtlinie für die gewünschte Benutzergruppe.
3. Konfigurieren Sie die Richtlinie Websuche in Copilot zulassen (Allow web search in Copilot):
   • In Microsoft Copilot und Microsoft Copilot Chat aktiviert: Standardmäßige anonymisierte Suche.
   • Im Arbeitsmodus deaktiviert; im Webmodus aktiviert: Schutz interner Arbeitsabfragen bei gleichzeitiger Websuche.
   • In beiden deaktiviert: Vollständige Abschaltung von Bing-Abfragen. Copilot greift ausschließlich auf sein vortrainiertes Wissen zurück.

Diese Einstellung kann auch im Microsoft 365 Admin Center unter Copilot > Einstellungen vorgenommen werden.

Schritt 4: Aufbewahrungsfristen und Überwachung in Microsoft Purview definieren

Unter EDP unterliegen die Chatdaten der Exchange Online-Compliance und lassen sich in Microsoft Purview verwalten:

1. Aufbewahrungsrichtlinien (Retention Policies):
   • Navigieren Sie im Microsoft Purview Compliance Portal zu Datenlebenszyklus-Verwaltung > Aufbewahrungsrichtlinien.
   • Erstellen Sie eine Richtlinie für Microsoft Copilot-Benutzerinteraktionen.
   • Definieren Sie eine automatische Löschung nach z. B. 30, 60 oder 90 Tagen, um das Risiko veralteter Daten zu minimieren, oder richten Sie feste Archivierungsfristen für regulatorische Nachweise ein.
2. Audit-Protokollierung:
   • Durchsuchen Sie in Microsoft Purview > Audit Ereignisse unter dem Schema CopilotInteraction.
   • Sie erhalten Einsicht in Zeitstempel, Benutzer-ID, Quell-App und ob eine Websuche stattgefunden hat.
3. Verhinderung von Datenverlust (Data Loss Prevention, DLP):
   • Richten Sie Endpoint-DLP- und Edge-DLP-Richtlinien ein. Bei Dokumenten mit Vertraulichkeitsbezeichnungen wie „Streng vertraulich“ blockiert das System das Kopieren von Text in Copilot sowie die Seitenanalyse der Edge-Seitenleiste.

4. Checkliste zur Überprüfung des Datenschutzes

Nach Abschluss der Implementierung sollten Administratoren und Benutzer folgende Kontrollpunkte prüfen:

1. Visuelle Prüfung der Benutzeroberfläche:
   • Öffnen Sie https://copilot.cloud.microsoft oder Copilot in der Microsoft Edge-Seitenleiste.
   • Achten Sie auf das grüne Schild-Symbol mit dem Text Geschützt (Protected) neben der Schaltfläche „Neuer Chat“.
   • Vergewissern Sie sich, dass im Profilstatus Geschäftlich (Work) ausgewiesen ist.
   • Unter dem Eingabefeld muss der Sicherheitshinweis stehen: „Ihre persönlichen Daten und Unternehmensdaten sind in diesem Chat geschützt.“
2. Test zur Abweisung privater Konten:
   • Versuchen Sie, sich auf einem Firmengerät mit einem privaten Konto (@outlook.com) bei Edge oder Copilot anzumelden. Der Browser muss die Profilerstellung mit einem Richtlinienhinweis verweigern.
3. Audit-Validierung in Purview:
   • Senden Sie eine Testanfrage über ein verifiziertes Firmenkonto.
   • Prüfen Sie nach 15 bis 30 Minuten im Microsoft Purview Audit-Suchprotokoll, ob das Ereignis korrekt im Mandanten erfasst wurde.

5. Empfohlene Best Practices

Ein sicherer Einsatz von Microsoft Copilot erfordert keine komplexen Drittanbieter-Gateways:

• Privatkonten konsequent ausschließen: Setzen Sie die Edge-Richtlinien BrowserSignin = 2 und RestrictSigninToPattern lückenlos ein.
• Mitarbeiter sensibilisieren: Vermitteln Sie Ihren Teams, vor der Eingabe vertraulicher Daten stets auf das grüne Schild-Symbol zu achten.
• Websuche gezielt regulieren: Schalten Sie die externe Bing-Websuche für besonders sensible Abteilungen per Cloud-Richtlinie ab.
• Datenlebenszyklen steuern: Nutzen Sie Purview-Löschfristen, um Chatprotokolle regelmäßig zu bereinigen und Compliance-Risiken zu minimieren.

Referenzen

• Enterprise data protection in Microsoft Copilot and Microsoft Copilot Chat | Microsoft Learn
• Microsoft Copilot Chat Privacy and Protections | Microsoft Learn
• Data, privacy, and security for web search in Microsoft Copilot and Microsoft Copilot Chat | Microsoft Learn
• Manage Microsoft Copilot Chat | Microsoft Learn